Una de las preguntas más frecuentes que recibimos en LRB Tax & Legal es cuánto tiempo hay que conservar las facturas, los libros contables y demás documentación fiscal. La respuesta no es única: depende de la obligación tributaria de que se trate, y confundir los distintos plazos puede dejarte indefenso ante una inspección de Hacienda.
El plazo general: 4 años desde la prescripción
El artículo 66 de la Ley General Tributaria (LGT) fija en 4 años el plazo de prescripción del derecho de la Administración para determinar la deuda tributaria mediante liquidación. Como consecuencia, la Agencia Tributaria puede requerir la documentación soporte de una autoliquidación durante esos 4 años contados desde el fin del plazo voluntario de presentación.
Esto significa que, en la práctica, conviene conservar facturas, contratos, justificantes de pago y demás soportes documentales durante un mínimo de 4 años completos desde que finalizó el periodo voluntario de declaración del impuesto correspondiente. Si presentaste el Impuesto sobre Sociedades de 2022 en julio de 2023, el plazo de prescripción no se cumple hasta julio de 2027.
Cuando el plazo mercantil es más largo: 6 años
El Código de Comercio (artículo 30) impone a los empresarios la obligación de conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes de su negocio durante 6 años a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
Como este plazo mercantil (6 años) es más amplio que el plazo de prescripción tributaria general (4 años), la recomendación práctica de cualquier asesor fiscal es aplicar siempre el plazo más largo: conservar la documentación contable y mercantil durante, al menos, 6 años.
Excepciones que alargan el plazo: bases imponibles negativas y deducciones pendientes
Existen situaciones en las que el plazo de conservación se extiende mucho más allá de los 4 o 6 años generales, porque la Administración conserva la facultad de comprobar operaciones de ejercicios ya prescritos cuando estas siguen produciendo efectos fiscales en ejercicios no prescritos. Los supuestos más relevantes son:
- Bases imponibles negativas (BINs) pendientes de compensar: el artículo 26.5 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades permite a la Administración comprobar la procedencia de una BIN generada en un ejercicio prescrito, mientras esta se siga compensando en ejercicios posteriores. El plazo para esta comprobación es de 10 años desde el fin del plazo de presentación de la declaración en que se generó la BIN.
- Deducciones fiscales pendientes de aplicar (por ejemplo, deducciones por I+D+i o por inversiones): sujetas a un régimen de comprobación similar, normalmente vinculado al plazo de prescripción del derecho a comprobar la deducción, que también puede extenderse más allá de los 4 años ordinarios.
- Amortizaciones y operaciones con efectos plurianuales: cuando un bien se adquirió en un ejercicio prescrito pero se sigue amortizando en ejercicios posteriores no prescritos, Hacienda puede requerir la factura de compra original para comprobar el valor de adquisición, aunque hayan transcurrido más de 4 o 6 años.
En estos casos, la doctrina del Tribunal Supremo (avalada en numerosas sentencias) confirma que, aunque el ejercicio de origen esté prescrito a efectos de liquidación, la Administración conserva la potestad de comprobación cuando la operación despliega efectos en ejercicios no prescritos. Esto obliga, en la práctica, a conservar la documentación soporte de estas partidas durante toda su vida útil fiscal, que puede superar ampliamente los 10 años.
¿Qué ocurre si no conservas la documentación?
Si Hacienda requiere una factura o justificante y no puedes aportarlo, las consecuencias pueden ser graves:
- Pérdida del derecho a la deducción: sin factura o justificante, el gasto o la deducción del IVA soportado pueden ser rechazados por el actuario, con la consiguiente regularización y liquidación de la deuda.
- Sanción por incumplimiento de obligaciones contables o registrales: el artículo 200 de la LGT tipifica como infracción tributaria el incumplimiento de obligaciones contables y registrales, incluyendo la destrucción o pérdida de libros y documentación, con sanciones que pueden alcanzar varios miles de euros según la gravedad.
- Aplicación del régimen de estimación indirecta: si la falta de documentación es generalizada y afecta a la contabilidad en su conjunto, la Inspección puede acudir al método de estimación indirecta (artículo 53 LGT), que le permite determinar la base imponible mediante indicios y estimaciones, normalmente menos favorables para el contribuyente.
Recomendaciones prácticas de conservación documental
Desde nuestra experiencia asesorando a empresas ante inspecciones de Hacienda, recomendamos:
- Conservar toda la documentación contable y fiscal durante un mínimo de 6 años, incluyendo facturas emitidas y recibidas, contratos, nóminas, extractos bancarios y libros de contabilidad.
- Identificar y etiquetar de forma separada la documentación vinculada a bases imponibles negativas, deducciones pendientes o bienes amortizables de larga duración, para conservarla durante todo el periodo en que estas partidas sigan produciendo efectos fiscales.
- Priorizar el archivo digital con copias de seguridad, ya que la Ley del IVA y la normativa de facturación electrónica admiten la conservación de facturas en formato digital con las debidas garantías de autenticidad e integridad.
- Ante cualquier duda sobre si un documento puede seguir siendo relevante, optar por conservarlo: el coste de archivo es mínimo comparado con el riesgo de una regularización tributaria.
Preguntas frecuentes
¿Puedo destruir las facturas pasados 4 años?
No es recomendable. El plazo mercantil de conservación es de 6 años, y si la factura respalda una BIN, deducción o amortización pendiente, el plazo real puede ser muy superior.
¿Sirven las facturas en PDF o escaneadas?
Sí, siempre que se garantice su autenticidad, integridad y legibilidad durante todo el periodo de conservación, conforme a la normativa de facturación electrónica.
¿Qué pasa si pierdo una factura por un siniestro (incendio, robo)?
Debes poder acreditar el hecho (denuncia, parte del seguro) y, en la medida de lo posible, reconstruir la operación con otros medios de prueba (extractos bancarios, contratos, correspondencia con el proveedor).
Cómo te ayudamos desde LRB Tax & Legal
En LRB Tax & Legal ayudamos a empresas y particulares a organizar su archivo documental fiscal y mercantil conforme a los plazos legales, y les representamos cuando Hacienda requiere documentación de ejercicios antiguos vinculada a bases imponibles negativas, deducciones o amortizaciones. Si tienes dudas sobre qué documentación conservar o has recibido un requerimiento de este tipo, contáctanos en Contacto@LRB.es y estudiaremos tu caso.