VeriFactu 2025: el nuevo sistema de facturación que cambia las reglas del juego en IVA
El ejercicio 2025 marca un antes y un después en la historia de la facturación empresarial en España. La puesta en marcha del sistema VeriFactu, regulado en el Real Decreto 1007/2023 y en desarrollo de la disposición adicional primera de la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, supone la implantación de un sistema de verificación e interoperabilidad de los sistemas informáticos de facturación que afecta a la práctica totalidad de los sujetos pasivos del IVA.
Para las empresas y autónomos, esta novedad no es solo un cambio técnico: implica una revisión en profundidad de sus sistemas de gestión, una mayor exposición de sus datos fiscales a la AEAT, y un entorno de comprobación tributaria más automatizado y eficaz. Entender qué es VeriFactu, qué obligaciones genera y cómo afecta al riesgo de una inspección tributaria es hoy una prioridad para cualquier empresario.
¿Qué es VeriFactu?
VeriFactu es el sistema de registro y verificación de facturas emitidas mediante software de facturación. Forma parte del marco normativo de los sistemas de facturación informatizados (SFI) y su objetivo declarado es garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
En la práctica, VeriFactu funciona de la siguiente manera: cada factura emitida a través de un sistema informatizado de facturación conforme a la norma genera un registro de facturación encadenado criptográficamente con el anterior. Este registro puede enviarse de manera voluntaria a la AEAT en tiempo real (modalidad VeriFactu propiamente dicha) o conservarse en el sistema del empresario para su verificación posterior (modalidad no-VeriFactu).
La diferencia entre ambas modalidades tiene implicaciones significativas:
- En la modalidad VeriFactu, los registros de facturación se envían a la AEAT inmediatamente tras su emisión, lo que proporciona al contribuyente una presunción de corrección de sus declaraciones tributarias y reduce significativamente el riesgo de inspección.
- En la modalidad no-VeriFactu, el sistema debe igualmente garantizar la integridad y trazabilidad de las facturas, pero los datos no se transmiten automáticamente a la AEAT. Esta modalidad requiere que el software cumpla con todos los requisitos técnicos establecidos en el reglamento.
Ámbito de aplicación: ¿quiénes están obligados?
Los sistemas informáticos de facturación conformes con la normativa VeriFactu son obligatorios para todos los empresarios y profesionales que utilicen sistemas informáticos para llevar a cabo los procesos de facturación. Quedan excluidos:
- Las entidades que ya están obligadas al Suministro Inmediato de Información (SII), al disponer de un sistema equivalente de transmisión de datos de facturación a la AEAT.
- Los contribuyentes acogidos a los regímenes simplificados de facturación.
- Los que no utilizan sistemas informáticos para su facturación (facturas manuales).
Obligaciones que genera VeriFactu para los sujetos pasivos del IVA
La implantación de VeriFactu genera un conjunto de obligaciones específicas para las empresas y autónomos afectados:
1. Uso de software homologado
El software de facturación utilizado debe cumplir con los requisitos técnicos establecidos en el Real Decreto 1007/2023 y en la Orden Ministerial de desarrollo. Los proveedores de software de facturación están obligados a certificar que sus productos cumplen con estas especificaciones, pero la responsabilidad última de utilizar un sistema conforme recae en el contribuyente.
2. Generación de registros de facturación seguros
Cada factura emitida debe generar automáticamente un registro de facturación que incluye, entre otros elementos:
- Un identificador único del registro
- La huella digital (hash) del registro anterior
- El contenido de los datos de la factura
- La fecha y hora de generación del registro
- La firma electrónica del sistema
3. Conservación de los registros
Los registros de facturación deben conservarse durante el plazo establecido en la normativa fiscal general (generalmente cuatro años desde el fin del plazo de presentación de la declaración correspondiente) y estar disponibles para su verificación por la AEAT en caso de requerimiento.
4. Inclusión del código QR en las facturas
Las facturas emitidas con sistemas conformes deben incluir un código QR y, en la modalidad VeriFactu, la mención «Verifactu» o equivalente. El código QR permite a cualquier persona, incluida la AEAT, verificar en tiempo real la autenticidad de la factura.
Plazos de entrada en vigor
La normativa VeriFactu estableció plazos diferenciados de entrada en vigor. Para las personas jurídicas, el plazo inicial era más temprano que para los autónomos y personas físicas. No obstante, la complejidad de la adaptación técnica ha dado lugar a prórrogas y ajustes en el calendario de implantación que han sido seguidos de cerca por los asesores fiscales y despachos tributarios.
En LRB Tax & Legal monitorizamos permanentemente el estado de implantación de VeriFactu y asesoramos a nuestros clientes en la adaptación de sus sistemas de facturación a los nuevos requisitos normativos.
Consecuencias del incumplimiento: riesgo de inspección y sanciones
El incumplimiento de las obligaciones derivadas de la normativa VeriFactu puede dar lugar a:
Sanciones económicas
La utilización de sistemas informáticos de facturación que no cumplan con los requisitos técnicos establecidos puede dar lugar a sanciones económicas significativas, tanto para el fabricante o proveedor del software como para el empresario que lo utilice. La normativa establece sanciones específicas para cada tipo de infracción, cuya cuantía puede ser muy elevada en función del volumen de facturación afectado.
Mayor exposición a la inspección
Uno de los efectos más importantes de VeriFactu es que proporciona a la AEAT una herramienta de análisis masivo de datos de facturación. Las inconsistencias entre los datos de facturación registrados en el sistema y las declaraciones tributarias presentadas (modelos 303, 390, 347, etc.) se detectarán de manera más rápida y eficiente, generando un mayor número de requerimientos de información y, en casos más graves, el inicio de procedimientos de inspección tributaria.
Consecuencias en la deducibilidad del IVA
Las facturas emitidas mediante sistemas de facturación que no cumplan con los requisitos VeriFactu pueden ser cuestionadas por la AEAT en el marco de una inspección, con potencial impacto en la deducibilidad del IVA soportado por el destinatario de dichas facturas.
VeriFactu y el fraude en el IVA: el verdadero objetivo de la norma
El objetivo declarado de VeriFactu es la lucha contra el fraude fiscal, especialmente el que se materializa a través de la ocultación de ventas y la emisión de facturas falsas. Los sistemas de facturación no conformes («software de doble uso» o «caja B») han sido utilizados históricamente por algunos contribuyentes para ocultar ventas a la AEAT. VeriFactu pretende eliminar técnicamente esta posibilidad, al hacer que cada factura emitida quede registrada de manera inalterable.
Para las empresas que operan de manera correcta y transparente, VeriFactu no debería suponer un problema material, más allá de la carga administrativa de adaptación técnica. Sin embargo, la complejidad de los requisitos normativos hace que incluso empresas que actúan de buena fe puedan incurrir en incumplimientos formales que den lugar a procedimientos de comprobación.
Estrategia de defensa ante actuaciones de la AEAT relacionadas con VeriFactu
Si su empresa ha recibido un requerimiento de la AEAT relacionado con sus sistemas de facturación, o si ha sido objeto de un procedimiento de inspección que incluye un análisis de los registros VeriFactu, es fundamental contar con el asesoramiento de un abogado fiscalista especializado.
En LRB Tax & Legal disponemos de la expertise necesaria para:
- Analizar el cumplimiento de su sistema de facturación con los requisitos VeriFactu.
- Preparar la documentación técnica necesaria para acreditar la conformidad del sistema ante la AEAT.
- Elaborar informes tributarios que fundamenten la posición del contribuyente en caso de discrepancia con la Administración.
- Representar al contribuyente en todas las fases del procedimiento inspector y en los procedimientos de revisión en vía económico-administrativa y contencioso-administrativa.
El papel del perito judicial tributario en los litigios sobre sistemas de facturación
Los litigios derivados de la normativa VeriFactu y de los sistemas informáticos de facturación tienen con frecuencia una naturaleza técnica que requiere conocimientos especializados tanto en materia fiscal como en tecnología de la información. El informe pericial tributario, elaborado por un perito acreditado, puede ser una pieza clave en la defensa del contribuyente tanto en sede administrativa como judicial.
Luis Miguel Larriba, perito judicial tributario acreditado por el Ministerio de Justicia e inscrito en ASPEJURE, tiene experiencia en la elaboración de informes periciales sobre sistemas de facturación y su conformidad con la normativa tributaria, que pueden ser utilizados en procedimientos judiciales y económico-administrativos.
LRB Tax & Legal: su aliado en la adaptación a VeriFactu y en la defensa ante inspecciones
En LRB Tax & Legal le acompañamos en todo el proceso de adaptación a VeriFactu y en la gestión de cualquier contingencia que pueda surgir en relación con sus sistemas de facturación. Nuestro equipo de asesores fiscales en Madrid y en Mallorca está a su disposición para revisar su situación, identificar riesgos y proponer soluciones.
Contacte con nosotros en Contacto@LRB.es o en el WhatsApp +34 684 234 831.
Conclusión
VeriFactu representa un cambio estructural en la relación entre las empresas y la Administración tributaria en materia de facturación. Su correcta implementación requiere asesoramiento especializado y una adaptación técnica rigurosa. Las empresas que no se adapten a tiempo estarán expuestas a sanciones y a un mayor riesgo de inspección tributaria. Actuar ahora, con el apoyo de un asesor fiscal experto, es la mejor manera de garantizar el cumplimiento normativo y la continuidad del negocio.
