Más allá de la contabilidad mercantil, empresarios y profesionales en IRPF están obligados a llevar determinados libros registro que constituyen la base documental sobre la que se sustentan sus declaraciones. Son, en la práctica, el primer documento que solicita la Agencia Tributaria en cualquier procedimiento de comprobación, por lo que su correcta llevanza es tan importante como el propio cálculo del rendimiento neto.
Libros registro en estimación directa normal
Actividades mercantiles: contabilidad ajustada al Código de Comercio y al Plan General de Contabilidad.
Actividades no mercantiles (agrícolas, ganaderas y de artesanía, entendiendo por tales las ventas de objetos construidos por artesanos cuando se realicen por estos en sus talleres): libro registro de ventas e ingresos, de compras y gastos, y de bienes de inversión.
Actividades profesionales: libro registro de ingresos, de gastos, de bienes de inversión y de provisiones de fondos y suplidos.
Libros registro en estimación directa simplificada
Actividades empresariales: libro registro de ventas e ingresos, de compras y gastos, y de bienes de inversión —los mismos que en actividades no mercantiles de la modalidad normal—.
Actividades profesionales: libro registro de ingresos, de gastos, de bienes de inversión y de provisiones de fondos y suplidos —idéntico al de la modalidad normal—.
Desde el 1 de enero de 2019, estos libros son obligatorios en todo caso, con independencia de que se lleve voluntariamente la contabilidad ajustada al Código de Comercio.
Libros registro en estimación objetiva (módulos)
Es obligatorio conservar, durante el plazo de prescripción, las facturas emitidas y recibidas y los justificantes de los módulos aplicados. Si se practican amortizaciones, debe llevarse el libro registro de bienes de inversión. Si el rendimiento neto se calcula por el volumen de operaciones —por ejemplo, en actividades agrícolas, ganaderas, forestales y de transformación de productos naturales—, debe llevarse además el libro registro de ventas o ingresos.
Compatibilidad con los libros registro del IVA
Los libros registro de IVA pueden ser compatibles con los de IRPF, añadiendo para ello los datos necesarios. Llevarlos conjuntamente no supone tener que cumplir requisitos adicionales a los exigidos si se llevan por separado, y la Agencia Tributaria pone a disposición de los contribuyentes un formato tipo de libros registro normalizado para llevarlos de forma conjunta. Además, en función del régimen de tributación de IVA, existen libros registro específicos adicionales: registro especial de bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección, y registro de operaciones incluidas en los regímenes especiales aplicables a los servicios de telecomunicaciones, radiodifusión, televisión y los prestados por vía electrónica.
Por qué los libros registro son el primer requerimiento de una comprobación
En cualquier procedimiento de comprobación limitada o de inspección dirigido a un empresario o profesional en IRPF, uno de los primeros requerimientos habituales es la aportación de los libros registro correspondientes al régimen aplicado. Su ausencia, su llevanza incompleta, o la falta de coincidencia entre los libros y las declaraciones presentadas, constituyen indicios que agravan significativamente la posición del contribuyente en el procedimiento, e incluso pueden dar lugar a la estimación indirecta de bases cuando la Administración considera que la contabilidad no permite determinar el rendimiento real de la actividad.
Esta cuestión está directamente vinculada al correcto tratamiento de los gastos deducibles de la actividad, ya que un gasto correctamente registrado en el libro correspondiente, pero sin factura o justificante que lo respalde, sigue siendo vulnerable ante una comprobación.
Si necesitas revisar si tus libros registro cumplen con los requisitos exigidos por tu régimen fiscal, o has recibido un requerimiento para su aportación, en LRB Tax & Legal podemos ayudarte. Escríbenos a Contacto@LRB.es.
Preguntas frecuentes
¿Los libros registro deben estar legalizados en algún registro?
A diferencia de los libros contables mercantiles, los libros registro fiscales de IRPF no requieren legalización en el Registro Mercantil, pero sí deben mantenerse actualizados y disponibles ante un requerimiento.
¿Puedo llevar los libros registro en formato electrónico?
Sí, es habitual y recomendable llevarlos mediante software de gestión o contabilidad, siempre que permitan su impresión y aportación completa ante un requerimiento.
¿Qué pasa si no llevo el libro registro de bienes de inversión y he practicado amortizaciones?
Hacienda puede cuestionar la deducibilidad de las amortizaciones practicadas si no se acredita adecuadamente mediante este libro registro específico.
¿En módulos también necesito libros registro?
Depende del tipo de actividad: siempre debes conservar facturas y justificantes de los módulos aplicados, y en determinados casos (amortizaciones, cálculo por volumen de operaciones) se exigen libros registro específicos adicionales.
Conclusión
Los libros registro son el soporte documental sobre el que se sostiene cualquier declaración de IRPF de un empresario o profesional, y su correcta llevanza es una de las medidas preventivas más eficaces frente a una comprobación tributaria. En LRB Tax & Legal revisamos la adecuación de tus libros registro a tu régimen fiscal aplicado: contáctanos en Contacto@LRB.es.