El sistema de Notificaciones Electrónicas Obligatorias (NEO) obliga a determinados sujetos —principalmente personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica— a recibir las comunicaciones y notificaciones de la Agencia Tributaria exclusivamente por vía electrónica, a través de la Dirección Electrónica Habilitada (DEHú) o de la sede electrónica correspondiente. Es, con diferencia, uno de los aspectos que genera más sorpresas desagradables entre empresas que desconocen su funcionamiento real.
En LRB Tax & Legal hemos gestionado numerosos casos en los que el desconocimiento del sistema NEO ha derivado en la pérdida de plazos para alegar o recurrir actuaciones administrativas, incluidas actuaciones de comprobación e inspección, precisamente por no haber sido advertido a tiempo de la existencia de una notificación.
Cómo funciona el sistema de notificaciones electrónicas
Una vez incluido en el sistema NEO, todas las notificaciones de la Agencia Tributaria (y de otros organismos adheridos) se depositan en la Dirección Electrónica Habilitada del contribuyente. La notificación se entiende practicada en el momento en que se accede a su contenido, o bien, si no se accede, transcurridos diez días naturales desde su puesta a disposición, considerándose rechazada y, a todos los efectos, válidamente notificada.
Este plazo de diez días es el aspecto más crítico del sistema: si la empresa no revisa periódicamente su buzón electrónico, puede perder el conocimiento efectivo de notificaciones muy relevantes —incluido el inicio de un procedimiento de comprobación o inspección— sin que ello afecte a la validez legal de la notificación practicada.
Quién está incluido obligatoriamente en el sistema NEO
Están obligadas a recibir notificaciones electrónicas, entre otras, las sociedades anónimas y de responsabilidad limitada, las personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica sin nacionalidad española, los establecimientos permanentes de entidades no residentes, las Uniones Temporales de Empresas, y determinados colectivos de personas físicas que, por su actividad profesional o su volumen de operaciones, hayan sido incluidos en el sistema mediante notificación expresa de la Administración.
Configuración de días de cortesía y avisos
Para mitigar el riesgo de desconocimiento, la Agencia Tributaria permite configurar hasta 30 días naturales al año como «días de cortesía», durante los cuales no se pondrán notificaciones a disposición del contribuyente (útil, por ejemplo, durante periodos vacacionales). Asimismo, es posible dar de alta un correo electrónico de aviso que notifique la existencia de nuevas comunicaciones en el buzón electrónico, si bien este aviso tiene carácter meramente informativo y su fallo no afecta a la validez de la notificación practicada conforme al procedimiento legal.
Buenas prácticas para evitar incidencias
Resulta imprescindible revisar el buzón electrónico con una periodicidad al menos semanal, configurar correctamente el correo electrónico de aviso (sin depender exclusivamente de él), y, en el caso de empresas que trabajan con una asesoría, coordinar con esta el acceso y revisión periódica del buzón, dado que en muchos casos es el profesional quien dispone de los medios de identificación electrónica necesarios para acceder a las notificaciones.
Si tu empresa ha recibido una notificación fuera de plazo por no haber revisado a tiempo su buzón electrónico, o necesitas revisar la correcta configuración de tu sistema de notificaciones, en LRB Tax & Legal podemos ayudarte a valorar las opciones de defensa disponibles. Escríbenos a Contacto@LRB.es.
Preguntas frecuentes sobre las notificaciones electrónicas obligatorias
¿Puedo alegar que no vi la notificación para recuperar el plazo perdido?
Con carácter general no, ya que la notificación se entiende válidamente practicada transcurridos diez días naturales desde su puesta a disposición, con independencia de que el interesado acceda o no a su contenido, salvo supuestos excepcionales de fuerza mayor debidamente acreditados.
¿Puedo darme de baja del sistema NEO si soy una sociedad limitada?
No, la inclusión en el sistema es obligatoria por la forma jurídica de la entidad y no admite renuncia voluntaria por parte del obligado tributario.
¿Todas las notificaciones de Hacienda llegan por este sistema?
Con carácter general sí, para los sujetos incluidos en el sistema NEO, si bien existen determinadas actuaciones que, por su naturaleza, pueden practicarse por otros medios en supuestos específicos previstos legalmente.
Conclusión
El sistema de notificaciones electrónicas obligatorias es, en la práctica, uno de los mecanismos que con más frecuencia genera la pérdida de plazos de defensa frente a actuaciones administrativas. Establecer una rutina de revisión periódica del buzón electrónico es una medida preventiva sencilla, pero absolutamente esencial, para evitar que una comprobación tributaria se convierta en una liquidación firme por simple desconocimiento.
Si necesitas ayuda para gestionar tus notificaciones electrónicas o has perdido un plazo relevante por esta causa, en LRB Tax & Legal contamos con experiencia en la defensa de estas situaciones. Contacta con nosotros en Contacto@LRB.es.