La relación con la Agencia Tributaria se ha trasladado de forma prácticamente completa al ámbito electrónico. La presentación electrónica obligatoria de declaraciones, autoliquidaciones y comunicaciones afecta hoy a la práctica totalidad de empresarios y profesionales, y su incumplimiento —presentar en papel cuando corresponde hacerlo electrónicamente, o utilizar un canal no habilitado— puede tener consecuencias que van más allá de lo meramente formal.
En LRB Tax & Legal ayudamos a empresas y profesionales a mantener correctamente configurados sus medios de identificación electrónica, un requisito imprescindible para cumplir con sus obligaciones fiscales sin incidencias.
Quién está obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración
Conforme a la normativa de procedimiento administrativo común, están obligados a relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas, entre otros:
- Las personas jurídicas (sociedades mercantiles, asociaciones, fundaciones).
- Las entidades sin personalidad jurídica (comunidades de bienes, sociedades civiles, herencias yacentes).
- Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, para los trámites y actuaciones que realicen con las Administraciones Públicas en ejercicio de dicha actividad profesional.
- Quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración.
Las personas físicas que no ejerzan una actividad profesional colegiada pueden optar por relacionarse electrónicamente o en papel, si bien la tendencia normativa es a extender progresivamente la obligación electrónica a un número cada vez mayor de trámites y sujetos.
Vías de identificación electrónica habilitadas
La Agencia Tributaria admite diversos sistemas de identificación y firma electrónica: el certificado electrónico reconocido, el DNI electrónico, y el sistema Cl@ve, este último especialmente extendido entre personas físicas por su facilidad de uso. Cada sistema tiene un ámbito de aplicación específico según el tipo de trámite y el sujeto obligado, por lo que conviene verificar cuál es el adecuado para cada gestión concreta.
Consecuencias de no presentar electrónicamente estando obligado
La presentación de una declaración en papel cuando existe obligación de hacerlo electrónicamente no exime del cumplimiento de la obligación tributaria correspondiente, y puede considerarse como no presentada a todos los efectos, con las consecuencias que ello conlleva: inicio del cómputo de recargos por presentación extemporánea desde la fecha en que finalmente se presente correctamente, o incluso la consideración de la obligación como incumplida si no llega a subsanarse.
Además, la falta de habilitación de un certificado electrónico válido puede impedir la recepción de notificaciones electrónicas obligatorias, con el consiguiente riesgo de que actuaciones administrativas relevantes —incluido el inicio de un procedimiento de comprobación— se den por notificadas sin que el contribuyente llegue a tener conocimiento efectivo de ellas.
Recomendaciones para evitar incidencias
Resulta esencial mantener el certificado electrónico o el sistema Cl@ve actualizado y vigente, revisar periódicamente que la dirección electrónica habilitada (DEH) esté correctamente configurada para la recepción de notificaciones, y verificar, antes de cualquier plazo relevante, que los sistemas de presentación electrónica funcionan correctamente para evitar incidencias de última hora que puedan derivar en presentaciones fuera de plazo.
Si tu empresa tiene dudas sobre sus obligaciones de relación electrónica con la Agencia Tributaria, o ha tenido incidencias relacionadas con la presentación de declaraciones o la recepción de notificaciones, en LRB Tax & Legal podemos ayudarte. Escríbenos a Contacto@LRB.es.
Preguntas frecuentes sobre la presentación electrónica
¿Puedo presentar una declaración en papel si mi certificado electrónico ha caducado?
Si estás obligado a la presentación electrónica, la caducidad del certificado no exime de dicha obligación; lo procedente es renovar el certificado con la mayor rapidez posible o utilizar otro medio de identificación electrónica válido.
¿Es obligatorio Cl@ve para personas jurídicas?
No, Cl@ve está diseñado principalmente para personas físicas; las personas jurídicas deben utilizar certificado electrónico de representante, expedido a favor de quien ostente la representación de la entidad.
¿Qué pasa si mi asesor presenta las declaraciones con su propio certificado?
Es una práctica habitual mediante el sistema de apoderamientos ante la Agencia Tributaria, que permite a un profesional actuar en representación del obligado tributario, si bien debe formalizarse adecuadamente el apoderamiento correspondiente.
Conclusión
La correcta gestión de los medios de identificación electrónica es hoy una condición necesaria para el cumplimiento de las obligaciones fiscales de cualquier empresa. Descuidar este aspecto puede generar tanto incumplimientos formales en la presentación de declaraciones como riesgos relacionados con la recepción de notificaciones administrativas relevantes.
Si necesitas asesoramiento sobre tus obligaciones de relación electrónica con la Administración tributaria, en LRB Tax & Legal podemos ayudarte a mantener tu situación correctamente actualizada. Contacta con nosotros en Contacto@LRB.es.