La factura es el documento acreditativo por excelencia de las operaciones económicas, y su correcta emisión es un requisito imprescindible tanto para repercutir correctamente el IVA como para poder deducir el IVA soportado y los gastos correspondientes en el Impuesto sobre Sociedades o en el IRPF. Una factura que no reúna los requisitos legales puede invalidar la deducción de un gasto perfectamente real, con el consiguiente perjuicio económico para el contribuyente.
En LRB Tax & Legal comprobamos con frecuencia que muchas regularizaciones tributarias no derivan de la inexistencia del gasto o de la operación, sino de defectos formales en la factura que lo justifica. Repasamos en este artículo los requisitos legales básicos y los riesgos de una facturación defectuosa.
Contenido obligatorio de la factura completa
Con carácter general, toda factura debe contener, entre otros, los siguientes elementos:
- Número y, en su caso, serie de la factura, correlativo dentro de cada serie.
- Fecha de expedición y, si difiere, fecha de realización de la operación.
- Nombre y apellidos o razón social, y NIF, tanto del expedidor como del destinatario.
- Domicilio del expedidor y del destinatario.
- Descripción suficiente de la operación, con los datos necesarios para determinar la base imponible del impuesto.
- Tipo impositivo aplicado y, opcionalmente, la expresión «IVA incluido».
- Cuota tributaria repercutida, con desglose por tipos si procede.
- Fecha de la operación, si es distinta de la de expedición.
Además, determinadas operaciones exigen menciones específicas, como la referencia al régimen especial del criterio de caja, a la inversión del sujeto pasivo, o a la exención aplicable, según el caso.
Factura simplificada frente a factura completa
La factura simplificada (equivalente al antiguo ticket, aunque con requisitos propios) puede emitirse en determinados supuestos, como operaciones de importe reducido o cuando la práctica comercial habitual dificulte la expedición de factura completa. No obstante, no permite acreditar de forma suficiente la deducción del IVA soportado en la mayoría de los casos, salvo que se complemente con los datos del destinatario cuando este lo solicite para el ejercicio de sus derechos.
Consecuencias de una factura defectuosa
Una factura que no reúna los requisitos formales exigidos puede tener las siguientes consecuencias:
- Pérdida del derecho a deducir el IVA soportado, al no poder acreditarse formalmente la cuota mediante el documento exigido reglamentariamente.
- Cuestionamiento de la deducibilidad del gasto en el Impuesto sobre Sociedades o en el IRPF, especialmente si la descripción de la operación es insuficiente para acreditar su afectación a la actividad económica.
- Sanciones específicas por incumplimiento de las obligaciones de facturación, tanto para quien emite facturas defectuosas de forma reiterada como, en determinados supuestos, para quien no exige la subsanación de facturas incorrectas recibidas.
En las comprobaciones e inspecciones tributarias, la revisión formal de las facturas es uno de los primeros pasos que realiza el actuario, precisamente porque los defectos formales son fáciles de detectar y de fundamentar jurídicamente frente a defectos sustantivos que exigen un análisis más profundo.
El impacto de VERI*FACTU en la facturación
La progresiva implantación de los sistemas de facturación certificada bajo el marco normativo conocido como VERI*FACTU está reforzando aún más el control sobre la correcta emisión de facturas, al exigir que los sistemas informáticos de facturación garanticen la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros generados, con posibilidad de remisión inmediata de la información a la Agencia Tributaria.
Si tu empresa tiene dudas sobre la adaptación de su sistema de facturación a los nuevos requisitos, o ha recibido un requerimiento relacionado con la corrección formal de sus facturas, en LRB Tax & Legal podemos ayudarte a revisar tu situación. Escríbenos a Contacto@LRB.es.
Preguntas frecuentes sobre facturación
¿Puedo subsanar una factura defectuosa después de recibida?
Sí, es posible solicitar al emisor una factura rectificativa que subsane los defectos formales detectados, si bien conviene hacerlo con la mayor prontitud posible para evitar problemas en la deducción del IVA correspondiente al periodo original.
¿Es válida una factura sin desglose del IVA?
Con carácter general no, salvo en los supuestos de factura simplificada en que se permite expresamente indicar «IVA incluido» sin desglose, siempre que se cumplan el resto de requisitos exigidos para este tipo de documento.
¿Debo conservar las facturas en papel o basta con el formato electrónico?
El formato electrónico es válido siempre que se garantice la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de la factura durante todo el periodo de conservación exigido, con carácter general de cuatro años a efectos fiscales, sin perjuicio de plazos mayores en otros ámbitos.
Conclusión
Una factura correctamente emitida es la base documental de cualquier deducción fiscal, tanto en IVA como en el resto de impuestos. Descuidar los requisitos formales de facturación es uno de los errores más frecuentes y, paradójicamente, más evitables que detectamos en las comprobaciones tributarias que gestionamos.
Si necesitas revisar tus procesos de facturación o defender la deducibilidad de gastos cuestionados por defectos formales en la factura, en LRB Tax & Legal contamos con un equipo especializado. Contáctanos en Contacto@LRB.es.