Una de las cargas administrativas más molestas para cualquier empresa es tener que aportar una y otra vez los mismos documentos ante distintas Administraciones públicas: certificados, escrituras, licencias, informes ya emitidos por otro organismo. La interoperabilidad administrativa está pensada precisamente para eliminar esta duplicidad, y conocer el alcance de este derecho puede ahorrar a tu empresa tiempo y costes considerables en sus trámites con el sector público.
El derecho a no aportar datos y documentos que la Administración ya tiene
La normativa reconoce expresamente el derecho de los ciudadanos y las empresas a no aportar documentos que ya obren en poder de las Administraciones públicas o que hayan sido elaborados por ellas, salvo que el interesado se oponga expresamente a su consulta. Este derecho no es meramente declarativo: el Tribunal Supremo ha confirmado que, salvo oposición expresa, tu empresa no puede ser requerida para aportar documentación que ya conste en poder de otra Administración, teniendo esta la obligación de recabarla directamente mediante interconexión telemática.
En la práctica, esto significa que si tu empresa ya ha presentado una escritura de constitución, un certificado de estar al corriente de sus obligaciones tributarias o cualquier otro documento ante una Administración, no debería tener que volver a presentarlo ante otra distinta, sino que corresponde a las Administraciones intercambiarse esa información entre sí.
Cómo funciona la interoperabilidad entre Administraciones
Este derecho se materializa técnicamente a través de las plataformas de intermediación de datos, un conjunto de infraestructuras que permiten a las distintas Administraciones consultar directamente los datos que obran en poder de otras, sin necesidad de que sea el ciudadano o la empresa quien haga de intermediario. La ley exige a todas las Administraciones facilitar el acceso de las demás a la información que custodian, un deber que se canaliza precisamente a través de estas plataformas y de sus correspondientes protocolos técnicos.
El Esquema Nacional de Interoperabilidad: el marco técnico que lo hace posible
Para que este intercambio de información funcione de manera fiable, existe el Esquema Nacional de Interoperabilidad, un conjunto de criterios y recomendaciones en materia de seguridad, conservación y normalización de la información que deben respetar todas las Administraciones públicas al tomar decisiones tecnológicas. Este esquema se concreta en normas técnicas específicas sobre catálogos de estándares, documentos electrónicos, digitalización, expediente electrónico, firma y certificación e intermediación de datos, garantizando que los sistemas de las distintas Administraciones puedan comunicarse entre sí de forma segura y coherente.
El expediente electrónico: qué debe cumplir para ser válido
La gestión de la información en la Administración digital gira en torno al expediente electrónico, definido legalmente como el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa. Este expediente debe cumplir determinados requisitos formales para ser válido: contener información identificable y susceptible de tratamiento diferenciado, incorporar una referencia temporal, integrar los metadatos mínimos exigidos y las firmas electrónicas necesarias. El Tribunal Supremo ha sido especialmente exigente en este punto, censurando la práctica de remitir como «expediente electrónico» un simple documento PDF con miles de páginas escaneadas sin índice ni posibilidad de búsqueda ágil, una deficiencia que puede llegar a generar indefensión y, por tanto, la anulabilidad de la actuación administrativa.
Para tu empresa, esto significa que, si en un procedimiento en el que participas la Administración te remite documentación electrónica desorganizada o de difícil consulta, existe un fundamento jurídico sólido para reclamar su correcta reordenación, especialmente si ello dificulta el ejercicio de tu derecho de defensa.
Cómo te ayudamos desde LRB Tax & Legal
Conocer y hacer valer el derecho a no aportar documentación ya obrante en poder de la Administración puede simplificar notablemente la relación de tu empresa con el sector público. Desde LRB Tax & Legal te ayudamos a identificar cuándo un requerimiento documental es innecesario y a exigir el cumplimiento de las obligaciones de interoperabilidad que la ley impone a las Administraciones. Si tu empresa se enfrenta a requerimientos documentales excesivos en sus trámites administrativos, contacta con nuestro equipo.