Las comunidades de propietarios deben cumplir con ciertas obligaciones fiscales relacionadas con las retenciones en los pagos que realizan a determinados proveedores, una obligación que muchas comunidades y administradores de fincas desconocen o aplican de forma incompleta. Este artículo explica en detalle cuándo y cómo deben aplicarse estas retenciones, qué modelos fiscales deben presentarse y qué consecuencias tiene no cumplir correctamente con esta obligación.
¿Qué son las retenciones fiscales y por qué afectan a una comunidad?
Las retenciones fiscales son cantidades que se deducen de determinados pagos realizados a profesionales, empresarios o arrendadores, y que el pagador —en este caso, la comunidad de propietarios— debe ingresar directamente en la Agencia Tributaria como pago a cuenta del impuesto que finalmente corresponda al perceptor. La comunidad actúa, en estos supuestos, como retenedora, asumiendo obligaciones formales propias con independencia de que ella misma esté o no sujeta al Impuesto sobre Sociedades por su actividad ordinaria.
¿Cuándo deben aplicar retenciones las comunidades de propietarios?
Las comunidades deben aplicar retención, entre otros supuestos, en los pagos realizados a profesionales y empresarios autónomos que prestan servicios sujetos a retención, como administradores de fincas, abogados, arquitectos o aparejadores que facturan por sus servicios profesionales a la comunidad; en los contratos de alquiler de locales o espacios comunes cuando la comunidad actúa como arrendataria de un inmueble urbano destinado a su actividad; y en los pagos a empleados o trabajadores que la comunidad pueda tener contratados directamente, como porteros o personal de limpieza, en cuyo caso deben aplicarse las retenciones correspondientes a los rendimientos del trabajo.
Tipos de retenciones más comunes en una comunidad
Entre las retenciones más habituales en la gestión ordinaria de una comunidad de propietarios se encuentran la retención de IRPF aplicable a los honorarios de profesionales autónomos que facturan servicios a la comunidad, calculada sobre la base imponible de la factura conforme al porcentaje vigente en cada momento; la retención aplicable a los contratos de arrendamiento, cuando la comunidad alquila un inmueble urbano para su actividad y debe retener sobre la renta satisfecha al arrendador; y las retenciones sobre rendimientos del trabajo, cuando la comunidad tiene personal contratado directamente en nómina, calculadas según las circunstancias personales y familiares de cada trabajador.
Modelos fiscales que debe presentar la comunidad
Cuando la comunidad practica retenciones, asume la obligación de presentar determinados modelos fiscales con periodicidad establecida: el modelo 111, correspondiente a la declaración trimestral de retenciones e ingresos a cuenta sobre rendimientos del trabajo y de actividades profesionales, que recoge el resumen de las retenciones practicadas en cada trimestre; el modelo 115, cuando la comunidad practica retenciones sobre rentas de alquiler de inmuebles urbanos; y el modelo 190, que constituye el resumen anual de las retenciones e ingresos a cuenta practicados durante todo el ejercicio, y que debe coincidir con la suma de los modelos trimestrales presentados.
Procedimiento práctico para aplicar correctamente las retenciones
Para gestionar correctamente esta obligación, conviene seguir un procedimiento ordenado: identificar, para cada pago que vaya a realizar la comunidad, si está sujeto a retención conforme a la normativa vigente; calcular la retención correspondiente aplicando el porcentaje legalmente establecido sobre la base imponible del pago; practicar efectivamente la retención, de forma que el importe abonado al proveedor o profesional sea el neto, una vez descontada la retención; e ingresar la cantidad retenida en la Agencia Tributaria dentro de los plazos establecidos para la presentación de los modelos correspondientes.
Errores frecuentes en la gestión de retenciones por comunidades
Entre los errores más habituales que se observan en la práctica se encuentran no aplicar retención a facturas de profesionales por desconocimiento de la obligación, especialmente en comunidades gestionadas sin administrador profesional; aplicar un porcentaje de retención incorrecto, al no actualizar los tipos vigentes en cada momento; no presentar el resumen anual mediante el modelo 190 pese a haber presentado correctamente los modelos trimestrales; y no conservar adecuadamente la documentación que justifica cada retención practicada, lo que dificulta enormemente una eventual comprobación de la Administración.
El papel del administrador de fincas en esta obligación
En la práctica, buena parte de la gestión de las retenciones recae sobre el administrador de fincas, que actúa en representación de la comunidad ante la Agencia Tributaria. Resulta esencial que el contrato de administración deje claramente definido que esta gestión forma parte de los servicios contratados, y que el administrador disponga de los medios y la formación necesarios para cumplir correctamente con esta obligación, dado el nivel de detalle técnico que exige una correcta aplicación de las retenciones.
Consecuencias del incumplimiento
El incumplimiento de las obligaciones de retención puede conllevar recargos por presentación fuera de plazo de los modelos correspondientes, sanciones económicas cuando el incumplimiento se detecta directamente por la Agencia Tributaria, y la exigencia a la propia comunidad del ingreso de las retenciones no practicadas correctamente, con independencia de que el importe ya se haya abonado íntegramente al proveedor sin la retención correspondiente, lo que puede generar una situación económica especialmente desfavorable para la comunidad si no se gestiona adecuadamente desde el inicio.
Recomendaciones para comunidades de propietarios
Conviene mantener un control riguroso de todos los pagos realizados por la comunidad, identificando desde el primer momento cuáles están sujetos a retención, asesorarse con profesionales fiscales especializados para evitar errores en el cálculo y en la aplicación de los porcentajes vigentes, y presentar los modelos fiscales correspondientes en tiempo y forma, estableciendo un calendario interno que permita anticipar cada uno de los plazos trimestrales y el resumen anual.
Preguntas frecuentes
¿Debe la comunidad retener al administrador de fincas por sus honorarios?
Sí, con carácter general los honorarios de un administrador de fincas que actúa como profesional autónomo están sujetos a retención de IRPF, que la comunidad debe practicar e ingresar correctamente en los modelos correspondientes.
¿Qué pasa si la comunidad no tiene NIF propio para presentar estos modelos?
Las comunidades de propietarios deben disponer de su propio número de identificación fiscal para poder cumplir con estas y otras obligaciones tributarias, por lo que conviene verificar que la comunidad cuenta con un NIF correctamente dado de alta ante la Agencia Tributaria.
Conclusión
Las retenciones fiscales constituyen un aspecto clave, y a menudo desconocido, en la gestión económica de las comunidades de propietarios. Cumplir correctamente con estas obligaciones evita sanciones y contribuye a una administración transparente y eficiente de la comunidad. En LRB Tax & Legal ayudamos a comunidades de propietarios y administradores de fincas a identificar y gestionar correctamente sus obligaciones de retención frente a proveedores y profesionales.
