Factura Electrónica B2B (SPFE): Preguntas Frecuentes Resueltas por la AEAT

La Agencia Tributaria ha celebrado un seminario técnico dirigido a entidades desarrolladoras sobre el Sistema Español de Facturación Electrónica (SPFE), regulado por el Real Decreto 238/2026 y su Orden Ministerial de desarrollo. Durante la sesión, decenas de profesionales, empresas de software y despachos plantearon dudas prácticas sobre cómo funcionará el nuevo sistema de facturación electrónica entre empresarios y profesionales (B2B).

En LRB Tax & Legal hemos recopilado, ordenado y analizado las respuestas oficiales de la AEAT a estas preguntas, agrupándolas por bloques temáticos para facilitar su consulta a empresarios, asesores fiscales y responsables de sistemas de facturación que deben prepararse ante los próximos plazos de entrada en vigor.

Calendario de implantación obligatoria

Uno de los aspectos más consultados fue el calendario de plazos. Partiendo de la producción de efectos de la Orden Ministerial el 1 de octubre de 2026, la AEAT confirmó las siguientes fechas límite según el volumen de operaciones y la naturaleza del obligado:

• Empresas y profesionales con volumen de operaciones superior a 8 millones de euros: 1 de octubre de 2027.
• Personas jurídicas con volumen de operaciones inferior a 8 millones de euros: 1 de octubre de 2028.
• Personas físicas o entidades sin personalidad jurídica con volumen inferior a 8 millones de euros: 1 de octubre de 2029.

Estos plazos aplican tanto a la expedición de la factura electrónica como a la comunicación de sus estados de pago, y determinan cuándo cada empresa deberá tener adaptados sus sistemas de facturación.

Relación con Veri*Factu y el SII

Uno de los bloques con más preguntas fue la coexistencia entre la factura electrónica B2B y el sistema Veri*Factu (RRSIF). La AEAT ha sido tajante: se trata de dos obligaciones autónomas e independientes, con ámbitos subjetivos y objetivos distintos. Veri*Factu afecta a todos los sistemas informáticos de facturación, incluyendo operaciones B2C y facturas simplificadas, mientras que la factura electrónica solo afecta a operaciones B2B nacionales. No está prevista una unificación operativa entre ambos envíos, ni tampoco con el Suministro Inmediato de Información (SII) del IVA, que sigue siendo una obligación diferenciada. Del mismo modo, el sistema FACE para facturas a Administraciones Públicas (Ley 25/2013) tampoco desaparece ni se fusiona con la nueva solución pública, aunque el formato Facturae seguirá siendo una sintaxis admitida.

Ámbito de aplicación: qué facturas entran y cuáles no

La AEAT aclaró varios matices sobre qué documentos quedan sujetos a la nueva obligación:

• Las facturas simplificadas ordinarias quedan fuera del ámbito del RD 238/2026, pero las simplificadas «cualificadas» (las que incluyen datos del destinatario) sí quedan incluidas.
• Los tickets no se envían al sistema; solo las facturas completas y las simplificadas cualificadas.
• Las facturas recapitulativas se consideran facturas completas y deben emitirse en formato electrónico, sometiéndose a las reglas generales de comunicación de pagos.
• Las facturas emitidas por arrendadores no empresariales quedan sujetas si se trata de una factura completa en una relación B2B.
• Las facturas dirigidas a Administraciones Públicas no están excluidas cuando la Administración actúa como empresario o profesional (operación B2B), aunque en paralelo deben seguir remitiéndose a FACE conforme a la Ley 25/2013.

Comunicación de estados: pago, cobro y rechazo

La gestión de los estados de la factura generó un número elevado de consultas, especialmente sobre quién está obligado a informar y en qué plazos:

• La comunicación de pago por parte del destinatario es obligatoria, incluso si la factura ya estaba pagada en el momento de su emisión.
• La comunicación de cobro por parte del emisor es voluntaria (potestativa), a diferencia de la del destinatario.
• Es posible dar de alta la factura y comunicar el cobro de forma inmediata, sin esperar a que el destinatario confirme el pago, siempre que la factura ya exista en el sistema.
• El plazo máximo para comunicar cualquier estado (incluido el rechazo) es de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, desde que se produce el hecho que se comunica.
• Tanto emisor como destinatario pueden informar de la fecha de pago simultáneamente; si las fechas no coinciden, la discrepancia se traslada al Observatorio de Morosidad para su valoración.
• En facturas con distintos plazos de pago para diferentes conceptos, prevalece el plazo más tardío.

Representación: apoderamiento y colaboración social

La AEAT distinguió con claridad los dos mecanismos de representación ante el sistema, algo especialmente relevante para gestorías, despachos y desarrolladores de software que actúan por cuenta de sus clientes:

• Para el envío de facturas, la SPFE podrá utilizarse mediante apoderamiento o colaboración social, aunque si se usan los formularios web, solo será válido el apoderamiento inscrito en el registro correspondiente de la AEAT.
• Para la consulta y descarga de facturas recibidas, únicamente se admite el apoderamiento; la colaboración social no habilita el acceso a facturas recibidas de terceros.
• La comunicación de estados (pago o rechazo) sí puede realizarse mediante colaboración social, sin necesidad de apoderamiento, siempre que se conozca el identificador único de la factura.
• El acto de apoderar exige certificado electrónico o Cl@ve Móvil por ambas partes.
• Un certificado no debe cederse a terceros: un ERP que gestione múltiples clientes debe operar con su propio certificado de colaborador social, respaldado por los apoderamientos necesarios, y no con los certificados individuales de cada cliente.
• Sobre el Convenio 017 (ya usado para SII, SILICE y Veri*Factu), la AEAT respondió repetidamente que la colaboración social está prevista en la Orden, pero que la concreción de los convenios se definirá más adelante.

Plataformas privadas, ERPs y la plataforma pública (SPFE)

Un bloque muy consultado por proveedores de software fue la relación entre plataformas privadas y la solución pública:

• La SPFE se configura como último recurso de interconexión, correspondiendo a las plataformas privadas asumir principalmente esa función, aunque su uso no está limitado por número de facturas.
• Cualquier empresario o ERP puede utilizar los servicios web de la SPFE directamente, sin necesidad de contratar una plataforma privada, siempre que cumpla los requisitos técnicos, de representación y de certificado electrónico cualificado. No es un canal reservado a una categoría específica de operadores.
• La SPFE no admite adjuntar documentos embebidos en la factura UBL, a diferencia de algunas plataformas privadas de valor añadido.
• Cuando dos plataformas privadas no tienen conexión directa entre sí, la SPFE actúa como nodo intermedio: la plataforma emisora remite la factura a la SPFE y la receptora accede a ella para su consulta y descarga.
• Las plataformas EDI deben enviar copia a la SPFE en formato UBL 2.5, salvo que la interconexión ya se realice a través de la propia SPFE.
• La remisión masiva de facturas se considera normal, pero la AEAT advirtió contra las consultas masivas o continuas de facturas ya almacenadas por el ERP, que deben evitarse para no generar sobrecarga del sistema.

Formato técnico: sintaxis, identificación y validación

• La SPFE solo admitirá facturas en sintaxis UBL 2.5, conforme a la norma semántica europea EN16931 y al contenido mínimo del Anexo I de la Orden.
• El identificador de factura debe informarse en el orden Serie + Número. Para evitar colisiones entre series similares (por ejemplo, «A-11» frente a «A1-1»), se recomienda utilizar un separador como el guion.
• El cálculo del IVA debe hacerse sumando primero las bases imponibles de cada línea y aplicando después el tipo al total, siguiendo el criterio de la norma EN16931.
• Aún no existe un límite de tamaño publicado para los ficheros XML; se anunciará en la Sede Electrónica y se permitirán archivos de gran tamaño.
• El XSD de Invoice y ApplicationResponse es público y corresponde al estándar UBL (disponible en OASIS). No está previsto un validador online en producción, por lo que se recomienda validar mediante Schematron antes del envío.
• El entorno de pruebas, con la misma funcionalidad que producción, estará disponible a través del Portal de Desarrolladores, previsiblemente el 1 de octubre de 2026.

Casuística especial: terceros, factoring, autofactura y tasas

Varias preguntas abordaron situaciones singulares frecuentes en la práctica empresarial:

• Tercero pagador: puede incluirse opcionalmente el elemento UBL PayeeParty, aunque no sea obligatorio. El cliente sigue siendo responsable de cumplir su obligación de pago y debe obtener del tercero la información necesaria.
• Factoring sin recurso: el pago efectivo y completo se produce cuando el destinatario paga, no cuando el emisor cobra del factor. El destinatario informa cuando paga, y el emisor puede informar de esa fecha si la conoce.
• Autofactura: si el proveedor delega la expedición material en su cliente, es este quien debe generar y remitir la factura electrónica, usando su propio certificado como colaborador social o apoderado, identificando el tipo de factura como «389 – Factura emitida por el destinatario» o «471 – Factura rectificativa emitida por el destinatario».
• Tasas de terceros (por ejemplo, tasa de basura repercutida por el ayuntamiento): se incluyen en la sintaxis UBL, sumándose al total a pagar, dentro del grupo «Cargos en nombre de un tercero» (BT-179), igual que ocurre con los suplidos.
• Rechazo comercial: no siempre exige factura rectificativa; dependerá de la relación comercial, y el Real Decreto no impacta directamente en los procesos contables de las empresas.
• Destinatario extranjero: la SPFE no envía las facturas, las pone a disposición para su recuperación; si el destinatario no reside en España, puede que no exista obligación de expedir factura electrónica, ya que la norma afecta a operaciones B2B nacionales.

Haciendas forales y otras cuestiones pendientes de desarrollo

Sobre la coordinación con las Haciendas Forales, la AEAT indicó que está prevista la suscripción de acuerdos conforme a la disposición adicional tercera del RD 238/2026, y que se tendrán en cuenta las particularidades forales en el diseño del XML. Respecto a la posible unificación con FACE, la AEAT trasladó que dicha decisión no le corresponde. En cuanto a plazos y posibles moratorias, la Agencia recordó que se trata de una cuestión de política tributaria ajena a su ámbito, si bien confirmó que trabaja para que la SPFE esté disponible dentro de los plazos previstos.

¿Cómo debe prepararse su empresa?

La entrada en vigor escalonada de la factura electrónica B2B, unida a la coexistencia con Veri*Factu, el SII y, en su caso, los sistemas forales, exige a las empresas planificar con antelación la adaptación de sus sistemas de facturación, revisar sus mecanismos de representación (apoderamientos y colaboración social) y anticipar el impacto en sus procesos de gestión de cobros y pagos.

En LRB Tax & Legal realizamos un seguimiento continuo del desarrollo normativo del Real Decreto 238/2026 y su Orden Ministerial, y acompañamos a nuestros clientes en la planificación de su adaptación tecnológica y fiscal a la nueva Sistema Español de Facturación Electrónica. Si su empresa necesita valorar el impacto de esta normativa o definir su estrategia de implantación, contacte con nuestro equipo en Contacto@LRB.es.

Nuestros especialistas en fiscalidad y cumplimiento normativo pueden ayudarle a revisar sus circuitos de facturación, formalizar los apoderamientos necesarios y evitar contingencias derivadas de un incumplimiento de plazos. Escríbanos a Contacto@LRB.es y le ayudaremos a preparar su empresa con tiempo suficiente antes de que la obligación le resulte de aplicación.