Las retenciones son una de las obligaciones fiscales que más problemas generan en las empresas, no porque sean «difíciles» en sí mismas, sino porque mezclan varios frentes: nóminas, facturas de profesionales, alquileres, tipos de retención que cambian según el caso y, además, resúmenes anuales que deben cuadrar al céntimo con lo declarado trimestralmente.
Si te interesa esta materia, seguramente te suena alguna de estas situaciones: pagas a un profesional —abogado, consultor, ingeniero— y no sabes si debes retener; tienes empleados y quieres asegurarte de que ingresas correctamente las retenciones de nóminas; pagas el alquiler de una oficina o local y te han dicho que hay que presentar el modelo 115; o te preocupa un requerimiento de Hacienda por diferencias entre los modelos trimestrales y los resúmenes anuales.
En esta guía explicamos qué son el modelo 111 y el modelo 115, cuándo se presentan, qué operaciones incluyen, qué modelos anuales los resumen —190 y 180— y cuáles son los errores típicos que disparan comprobaciones. La obligación concreta depende de la operación y de la situación del perceptor, ya sea profesional, arrendador o empleado, por lo que este artículo ofrece un mapa práctico para empresas en España.
Qué son las retenciones y por qué Hacienda las vigila tanto
Una retención es un pago a cuenta: la empresa pagadora descuenta un porcentaje del importe que paga a un tercero, el perceptor, y lo ingresa directamente en Hacienda en su nombre. Esto convierte a la empresa en una especie de recaudadora, lo que explica que Hacienda controle especialmente estas obligaciones: los errores suelen acabar en requerimientos, y presentar fuera de plazo puede implicar recargos o sanciones, aunque la cuota resultante no sea elevada. Además, las retenciones tienen un fuerte componente de cruce de datos, ya que lo que la empresa declara debe cuadrar con lo que el perceptor declara después en su propio IRPF o Impuesto sobre Sociedades.
Modelo 111: qué es y qué incluye
El modelo 111 es el modelo con el que la empresa ingresa las retenciones practicadas por determinados rendimientos, principalmente los rendimientos del trabajo, es decir, las nóminas, cuando la empresa tiene empleados; los rendimientos de actividades profesionales, correspondientes a facturas de profesionales autónomos sujetas a retención; y otros supuestos que pueden quedar incluidos según la normativa aplicable en cada momento. Entre los ejemplos típicos de operaciones que entran en este modelo se encuentran las nóminas mensuales de empleados, las facturas de un abogado externo con retención, o las facturas de un consultor o asesor independiente.
Para reducir errores en este modelo, conviene tener bien controladas las nóminas y el resumen de retenciones por trabajador, las facturas de profesionales con la base y la retención correctamente calculadas, los tipos de retención aplicados junto con su justificación cuando proceda, y la conciliación con la contabilidad, especialmente con las cuentas de Hacienda Pública acreedora por retenciones. En la práctica, el modelo 111 suele presentarse con periodicidad trimestral en muchas empresas, aunque en determinados casos puede ser mensual. Como recomendación operativa, conviene integrar este modelo en el calendario fiscal interno y cerrar cada trimestre con una conciliación rápida de nóminas y facturas de profesionales antes de presentarlo.
Modelo 115: qué es y cuándo se presenta
El modelo 115 se utiliza para ingresar las retenciones practicadas por el arrendamiento o subarrendamiento de inmuebles urbanos. En términos prácticos, si la empresa paga el alquiler de una oficina, un local o una nave, es muy probable que este modelo resulte relevante. Suele existir obligación de presentarlo cuando el arrendamiento está sujeto a retención y la empresa paga rentas por un inmueble urbano, aunque existen situaciones particulares que conviene revisar caso por caso, como determinadas condiciones del arrendador o componentes específicos del alquiler. Conviene no asumir directamente que, por existir una factura con IVA, ya está todo correctamente resuelto, ni que si el arrendador es una empresa nunca corresponde retener: cada situación debe analizarse de forma individual.
Para gestionar correctamente este modelo conviene disponer del contrato de arrendamiento, las facturas o recibos del alquiler, los datos completos del arrendador, el cálculo de la base sujeta a retención y el tipo aplicado, y la conciliación contable correspondiente. Habitualmente, el modelo 115 se presenta también con periodicidad trimestral en la mayoría de las empresas.
Modelos anuales que resumen 111 y 115: 190 y 180
Es precisamente en el resumen anual donde se producen muchas incidencias: los modelos trimestrales pueden estar correctamente presentados, pero el resumen anual no cuadra con ellos. El modelo 190 es el resumen anual del modelo 111, con detalle por cada perceptor, y debe cuadrar exactamente con el total ingresado a lo largo del año mediante los modelos trimestrales, además de contener los datos identificativos correctos de cada perceptor. Sus errores típicos incluyen un NIF mal informado, un nombre o razón social con errores, e importes que no coinciden con las nóminas o facturas reales del ejercicio.
El modelo 180, por su parte, resume las retenciones de alquileres ingresadas mediante el modelo 115 a lo largo del año, y sus errores más habituales son los datos incorrectos del arrendador y las diferencias entre lo ingresado en el 115 y lo finalmente declarado en el 180.
Errores más comunes en los modelos 111 y 115
Entre los errores más frecuentes en esta materia se encuentra, en primer lugar, no practicar retención cuando corresponde, algo que ocurre con frecuencia cuando un profesional emite su factura y la empresa la paga «tal cual», o cuando no se revisa si un alquiler concreto está sujeto a retención. Para evitarlo, conviene establecer un checklist de pagos que incluya la pregunta «¿lleva retención?» antes de autorizar cualquier pago, junto con la revisión del contrato y de la factura correspondiente.
Un segundo error habitual es aplicar un tipo de retención incorrecto, tanto en profesionales como en nóminas, donde el tipo puede variar según las circunstancias de cada caso; para evitarlo, conviene mantener actualizado el tipo aplicable y documentar el criterio seguido, conservando los soportes correspondientes. Un tercer error clásico son los descuadres entre los modelos trimestrales y los anuales —el 111 frente al 190, o el 115 frente al 180—, que se evitan conciliando trimestralmente en lugar de esperar al final del año, y revisando los cambios en los perceptores, como altas, bajas o modificaciones de NIF.
Un cuarto error son los datos identificativos incorrectos, ya que un NIF mal informado puede generar requerimientos y rectificaciones posteriores, lo que se evita validando los datos antes de presentar cada modelo y revisando los posibles cambios de denominación social de los perceptores. Finalmente, la falta de soporte documental constituye un quinto error relevante: ante una inspección o comprobación, la pregunta suele ser sencilla —por qué se aplicó ese tipo de retención—, por lo que conviene conservar siempre contratos, facturas, nóminas, certificados y acuerdos que sostengan cada decisión adoptada.
Checklist práctico antes de presentar cada modelo
Para el modelo 111 conviene revisar el listado de nóminas del periodo y las retenciones por empleado, las facturas de profesionales con su base y retención, la conciliación con la contabilidad, y los tipos aplicados en cada caso. Para el modelo 115 conviene revisar el contrato de arrendamiento y sus condiciones, las facturas o recibos del alquiler, el cálculo de la base sujeta a retención, y su conciliación contable. Y para los resúmenes anuales, modelos 190 y 180, conviene comprobar el cuadre total con los modelos trimestrales presentados durante el año, los datos identificativos correctos de cada perceptor, y la emisión de los certificados correspondientes cuando proceda.
Qué hacer si detectas un error antes de que llegue un requerimiento
Si se detecta un error en la gestión de estos modelos, lo peor que se puede hacer es esperar: en muchos casos, regularizar a tiempo reduce significativamente el impacto final. Los pasos prácticos recomendados son identificar con precisión el alcance del error, determinando qué periodos y qué perceptores se ven afectados; revisar la contabilidad y los soportes documentales disponibles; preparar la rectificación o regularización que corresponda; y documentar internamente el motivo del error y la trazabilidad de la corrección realizada.
Preguntas frecuentes
¿Una empresa sin empleados debe presentar el modelo 111?
Puede tener que presentarlo si paga a profesionales sujetos a retención u otros rendimientos incluidos en este modelo. Si no existen pagos sujetos a retención, no debería existir obligación de presentarlo por ese concepto.
¿Si el arrendador emite factura con IVA, hay que presentar igualmente el modelo 115?
El IVA y la retención son conceptos distintos. Que exista IVA en la factura no elimina automáticamente la obligación de retener, por lo que conviene revisar específicamente si el alquiler concreto está sujeto a retención.
¿Pueden sancionar a la empresa por presentar tarde el modelo 111 o el 115?
Sí. La presentación fuera de plazo puede implicar recargos o sanciones, según el caso concreto y según si existe o no un requerimiento previo de la Administración.
Conclusión
Los modelos 111 y 115 son simples en apariencia, pero muy sensibles a errores de proceso: tipos aplicados, datos identificativos, descuadres entre periodos y falta de soporte documental. En LRB Tax & Legal ayudamos a empresas a revisar sus pagos a nóminas, profesionales y arrendadores, dejando un circuito de control y un checklist claro para que las retenciones se presenten con seguridad y sin sorpresas.
