Los gastos deducibles autónomos son, en el IRPF, los que están vinculados a la actividad, se justifican con documentos válidos, se registran en los libros obligatorios y se imputan con un criterio correcto. En estimación directa se restan de los ingresos para obtener el rendimiento neto, sobre el que se calculan los pagos fraccionados trimestrales del 20 %. La parte difícil no es saber qué gastos existen, sino demostrar su afectación en el caso de la vivienda, el vehículo, las dietas o los seguros.
Claves del artículo
- Un gasto es deducible si está correlacionado con los ingresos, está justificado, anotado en los libros-registro y bien imputado en el tiempo.
- Los vehículos solo generan gasto si se prueba su afectación exclusiva a la actividad; las excepciones son tasadas.
- Los suministros de la vivienda se deducen aplicando el 30 % a la proporción de metros cuadrados afectos, salvo prueba de otro porcentaje.
- Las dietas del propio autónomo requieren restaurante u hostelería y pago por medio electrónico, con los límites de las dietas de los trabajadores.
- El pago fraccionado es el 20 % del rendimiento neto acumulado, menos pagos previos y retenciones, y puede no ser exigible si el 70 % de los ingresos está retenido.
Qué hace deducible un gasto en estimación directa
En estimación directa el rendimiento neto de la actividad se calcula con las reglas del Impuesto sobre Sociedades, con algunas particularidades propias del IRPF. Por tanto, rige el principio de correlación: el gasto debe ser necesario para obtener los ingresos. Los gastos de la esfera personal, por muy frecuentes que sean, no se convierten en deducibles por declararlos en la actividad. La Administración ha negado, por ejemplo, la deducción de la ropa comprada por un abogado o de unas medias de descanso para quien pasa muchas horas de pie.
Además de la correlación, se exigen tres requisitos formales: justificación documental, registro en los libros-registro obligatorios y correcta imputación temporal. El gasto se imputa al ejercicio en que se devenga, no necesariamente al de pago. Un gasto no anotado en el periodo que corresponde no se salva incluyéndolo en otro: hay que rectificar la autoliquidación del ejercicio de devengo.
Gastos generalmente aceptados
Pueden deducirse, siempre que vengan exigidos por la actividad y estén acreditados, conceptos como la formación y reciclaje profesional, las suscripciones a publicaciones, los gastos de relaciones públicas, los viajes profesionales que no sean excesivos, las comisiones del datáfono, los gastos de plataformas de venta online y los de publicidad en redes sociales. También son deducibles los honorarios de abogados, las costas y las indemnizaciones derivadas del ejercicio de la actividad, y las indemnizaciones por despido que el autónomo debe pagar a sus empleados.
Las cuotas del régimen de autónomos son deducibles aunque la actividad arroje pérdidas, y el titular puede deducir las cuotas del cónyuge que colabora como autónomo colaborador, que a su vez recibe una retribución en especie. Las cuotas se imputan al ejercicio de su devengo, con una particularidad: si la regularización anual de la cuota arroja diferencias, el importe adicional es un mayor gasto del ejercicio siguiente y el importe devuelto minora el gasto.
Intereses y otros conceptos
Los intereses de un préstamo destinado a pagar proveedores o gastos de la actividad son deducibles. Los de un préstamo para comprar un vehículo solo lo son si este es un elemento afecto. El Tribunal Supremo ha admitido la deducibilidad de los intereses de demora en actividades económicas, que tienen la naturaleza de gastos financieros y están sometidos a los límites correspondientes. El alquiler de un local estacional también es deducible en los meses de cierre si hay intención de reabrir la temporada siguiente.
Gastos deducibles autónomos: el vehículo, el más discutido
En el IRPF la afectación de un turismo debe ser total y exclusiva. A diferencia de lo que ocurre en el IVA, donde existe una presunción del 50 %, cualquier uso privado, por mínimo que sea, impide considerar el vehículo como elemento afecto y excluye los gastos de adquisición, amortización, arrendamiento financiero, reparación, seguro e impuestos. Existen excepciones tasadas, como los vehículos de transporte de mercancías, de agentes comerciales o los de enseñanza de conducción.
La Administración no exige una prueba imposible, pero sí algo más que una declaración. Pueden servir el tipo de vehículo, su acondicionamiento, la distancia recorrida, la ubicación de los clientes o la falta de otro vehículo para uso privado. Tener otros coches en la familia no basta para acreditar el uso exclusivo. Las cuotas de un renting de turismo solo son deducibles si se demuestra también esa utilización exclusiva.
La vivienda y los suministros
Cuando una parte de la vivienda habitual se destina a la actividad, pueden deducirse los gastos derivados de la titularidad de la vivienda (amortización, IBI, intereses, comunidad, tasa de basuras) en proporción a la parte afecta y al porcentaje de propiedad. Los suministros de agua, luz, gas, teléfono e internet se deducen aplicando el 30 % a la proporción entre los metros cuadrados afectos y la superficie total, salvo que se acredite un porcentaje superior o inferior.
La tabla resume el ejemplo ilustrativo de una consulta profesional instalada en una vivienda.
| Dato | Importe |
|---|---|
| Superficie total de la vivienda | 100 m² |
| Superficie afecta a la consulta | 40 m² |
| Suministros anuales | 2.000 euros |
| Gasto deducible: 30 % x 40/100 x 2.000 | 240 euros |
Si la vivienda es ganancial, los metros afectos se computan por entero aunque solo el 50 % pertenezca al cónyuge que ejerce la actividad. El móvil no es un suministro de la vivienda: solo se deduce si la línea se usa exclusivamente en la actividad.
Dietas, seguros y mutualidades
Los gastos de manutención del propio autónomo son deducibles si se producen en establecimientos de restauración y hostelería y se pagan con un medio electrónico, con los límites cuantitativos de las dietas exentas de los trabajadores. Los gastos de estancia, en cambio, siguen las reglas generales de correlación.
Las primas de seguro de enfermedad son deducibles por la cobertura del propio autónomo, de su cónyuge y de sus hijos menores de 25 años que convivan con él, con un máximo de 500 euros por persona o 1.500 euros si tiene discapacidad. Los seguros de accidentes, vida o decesos no entran en este límite. Las aportaciones a mutualidades de previsión social no suelen ser gasto, sino reducción de la base imponible, salvo las de profesionales que actúan en una mutualidad alternativa al régimen de autónomos, con el límite de la cuota máxima por contingencias comunes.
Pagos fraccionados: cómo se calculan
Los autónomos que ejercen actividades económicas deben realizar pagos fraccionados, con independencia de su método de determinación del rendimiento. En estimación directa el pago es el 20 % del rendimiento neto acumulado desde el 1 de enero hasta el final del trimestre, del que se restan los pagos de trimestres anteriores y las retenciones soportadas en el periodo. Se presentan dentro de los veinte primeros días de abril, julio y octubre y los treinta primeros de enero.
Cuando el rendimiento neto del ejercicio anterior fue igual o inferior a 12.000 euros, se aplica una minoración adicional en función de su cuantía.
| Rendimiento neto del ejercicio anterior | Minoración |
|---|---|
| Igual o inferior a 9.000 euros | 100 euros |
| De 9.000,01 a 10.000 euros | 75 euros |
| De 10.000,01 a 11.000 euros | 50 euros |
| De 11.000,01 a 12.000 euros | 25 euros |
Quien destine cantidades a la adquisición de su vivienda habitual con financiación ajena y tenga derecho a la deducción transitoria puede restar además el 2 % del rendimiento neto, con un límite de 660,14 euros por trimestre. Un resultado negativo no se compensa con el trimestre siguiente.
Cuándo no hay obligación de pagar
Los profesionales no están obligados a hacer pagos fraccionados cuando, en el año natural anterior, al menos el 70 % de sus ingresos estuvo sujeto a retención o ingreso a cuenta. La Administración entiende que, mientras exista la obligación durante todo el año, la declaración debe presentarse aunque resulte cero o negativa, y su omisión es una infracción; quien deja de estar obligado por la regla del 70 % debe tramitar la baja de la obligación en el censo. Es conveniente repasar también el enfoque que tratamos en defensa en comprobaciones e inspecciones tributarias cuando una discrepancia sobre estos gastos llega a un requerimiento.
Errores frecuentes y riesgos en comprobaciones
- Deducir el coche familiar o de uso mixto como gasto de la actividad sin poder probar la afectación exclusiva.
- Aplicar el porcentaje de suministros de la vivienda sin haber acreditado la superficie afecta.
- Incluir gastos personales (ropa, tratamientos médicos, comidas sin pago electrónico) por su relación indirecta con el trabajo.
- Imputar al ejercicio en que se paga un gasto devengado en otro, sin rectificar la autoliquidación correspondiente.
- Presentar el modelo trimestral con cantidades mal acumuladas o dejar de presentar el trimestre en que sale cero.
- Deducir primas de seguros de vida o decesos junto con las de enfermedad.
Ante una comprobación, la carga de la prueba de la afectación recae en el contribuyente. Conviene conservar contratos, facturas completas, justificantes de pago bancario y una nota que explique el criterio de reparto de cada gasto mixto.
Preguntas frecuentes
Los de vehículo, vivienda y suministros, y las comidas. Todos exigen acreditar la afectación a la actividad y la correlación con los ingresos, además de un justificante válido y su anotación en los libros registro.
Sí, pero solo en la proporción que resulte de aplicar el 30 % a los metros cuadrados afectos sobre el total, salvo que pruebe otro porcentaje. Los metros afectos deben poder acreditarse.
La manutención del propio autónomo es deducible si se realiza en un establecimiento de restauración u hostelería y se paga por medios electrónicos, con los límites de las dietas de los trabajadores.
Es el 20 % del rendimiento neto acumulado desde el 1 de enero hasta el cierre del trimestre, menos los pagos de trimestres anteriores y las retenciones soportadas.
Cuando el año anterior al menos el 70 % de los ingresos de la actividad profesional estuvo sujeto a retención o ingreso a cuenta. En el año de inicio se mira el periodo del propio pago.
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