El plazo que más dinero hace perder a las empresas: el 30 de septiembre
Desde nuestro servicio de fiscalidad internacional sabemos que, de todos los requisitos que rodean la devolución del IVA soportado en otros países de la Unión Europea, el que genera más pérdidas económicas evitables a las empresas es, con diferencia, el plazo de presentación: la solicitud debe presentarse, como máximo, el 30 de septiembre del año siguiente a aquel en que se soportó el IVA. Superado ese plazo, el derecho a la devolución se pierde de forma definitiva, sin posibilidad de subsanación ni de presentación tardía. Para evitarlo, en LRB Tax & Legal recomendamos tratar la revisión del IVA extranjero recuperable, a través del procedimiento de Devolución de IVA nacional y extranjero, como una tarea más del cierre fiscal anual, no como un trámite opcional que se revisa «si hay tiempo».
Plazos del procedimiento, paso a paso
Más allá del plazo límite de presentación, el procedimiento tiene varios hitos temporales que conviene tener presentes: el periodo mínimo de solicitud es, por regla general, trimestral (aunque puede solicitarse también de forma anual, agrupando todo el ejercicio); el Estado miembro de devolución dispone de cuatro meses para resolver desde la recepción de la solicitud; si solicita información adicional, el plazo se amplía dos meses más desde que recibe esa información, y hasta ocho meses en total si la solicitud de información es especialmente compleja; y, una vez aprobada la devolución, el Estado miembro debe abonarla en un plazo de diez días hábiles desde que expira el plazo de resolución, generando intereses de demora en caso de retraso.
Requisitos formales que hay que cumplir desde el primer momento
Para que una solicitud de devolución de IVA extranjero tenga opciones reales de ser aprobada sin incidencias, debe cumplir, entre otros, los siguientes requisitos: la empresa solicitante debe estar dada de alta como sujeto pasivo de IVA en su Estado miembro de establecimiento y no debe realizar en el Estado miembro de devolución operaciones que la obliguen a presentar declaraciones de IVA allí; las facturas deben cumplir los requisitos formales exigidos por la normativa del país donde se soportó el gasto (no solo los españoles); el importe mínimo de la solicitud debe alcanzar el umbral fijado para el periodo solicitado; y los conceptos de gasto reclamados deben estar entre los que el Estado miembro de devolución admite, lo que exige conocer previamente las exclusiones específicas de cada país.
Qué empresas deberían revisar sistemáticamente estos plazos
Cualquier empresa con actividad internacional recurrente —viajes de negocio frecuentes, participación en ferias, logística transfronteriza, servicios contratados en otros países de la UE— debería incorporar una revisión anual, idealmente antes del verano, del IVA extranjero soportado durante el ejercicio anterior, precisamente para evitar llegar al límite de septiembre sin margen de maniobra si se detecta documentación incompleta o facturas que necesitan subsanarse ante el proveedor extranjero antes de poder incluirse en la solicitud.
Contar con asesores fiscales en Madrid especializados en fiscalidad internacional permite calendarizar esta revisión dentro de los procesos recurrentes de cierre fiscal de la empresa, en lugar de depender de que alguien se acuerde del plazo en el último momento.
Qué hacer si se detecta IVA de ejercicios anteriores aún recuperable
Si al revisar la contabilidad se detecta IVA extranjero de un ejercicio cuyo plazo de solicitud (el 30 de septiembre del año siguiente) ya ha expirado, lamentablemente no existe vía de recuperación: el derecho se ha perdido de forma irreversible. Esto convierte la gestión preventiva —revisar cada ejercicio antes de que termine el plazo del siguiente— en la única estrategia realmente eficaz, frente a intentar «rescatar» IVA de años anteriores una vez vencido el plazo, lo que no es posible bajo la normativa comunitaria actual.
Cómo no quedarse sin margen antes del límite del 30 de septiembre
La forma más eficaz de evitar llegar al límite sin margen de maniobra es fijar, dentro del calendario fiscal interno de la empresa, una fecha de revisión del IVA extranjero bastante anterior al 30 de septiembre —idealmente en el primer semestre del año—, de modo que quede tiempo suficiente para subsanar facturas incompletas, solicitar duplicados a proveedores extranjeros o resolver cualquier incidencia documental antes de presentar la solicitud de Devolución de IVA nacional y extranjero. Dejar esta revisión para las últimas semanas antes del plazo multiplica el riesgo de perder el derecho a recuperar el IVA simplemente por falta de tiempo para corregir incidencias menores.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el plazo máximo para solicitar la devolución del IVA soportado en otro país de la UE?
El 30 de septiembre del año siguiente a aquel en que se soportó el IVA; superado ese plazo, el derecho se pierde de forma definitiva.
¿Se puede solicitar la devolución de IVA de ejercicios ya prescritos?
No. Una vez superado el plazo del 30 de septiembre del año siguiente, no existe ninguna vía para recuperar ese IVA, por lo que la revisión preventiva anual es fundamental.
¿Con qué periodicidad se puede solicitar la devolución?
Como mínimo de forma trimestral, aunque también puede solicitarse de forma anual agrupando todo el ejercicio, siempre que se alcance el importe mínimo exigido para cada periodo.
¿Qué pasa si el Estado miembro de devolución tarda en pagar una solicitud aprobada?
Debe abonar la devolución en un plazo de diez días hábiles desde que expira el plazo de resolución; si se retrasa, genera intereses de demora a favor de la empresa solicitante.