La Administración pública que hoy tramita una licencia, resuelve una subvención o notifica una sanción es, en muchos aspectos, muy distinta de la que existía hace apenas una década. La incorporación masiva de tecnología —desde la firma electrónica hasta los algoritmos de decisión automatizada— está transformando la forma en la que las empresas se relacionan con los organismos públicos. Conocer esta evolución, y las garantías que la acompañan, es cada vez más relevante para cualquier empresa. En LRB Tax & Legal seguimos de cerca esta transformación para anticipar sus efectos en la gestión de nuestros clientes.
De la Administración electrónica a la Administración digital
En las últimas tres décadas, la Administración ha incorporado de forma progresiva la ingeniería electrónica a sus procesos: firma de documentos, notificaciones, registros y funcionamiento de órganos colegiados. Este proceso dio lugar a lo que se conoce como Administración electrónica o «e-Administración». Más recientemente, el concepto se ha ampliado hacia la Administración digital, que incorpora además el uso de algoritmos, inteligencia artificial, grandes bases de datos (big data) e incluso tecnología blockchain en determinados procesos.
Esta digitalización opera en tres planos distintos, todos ellos relevantes para las empresas: en los procesos internos de la Administración (elaboración de decisiones, gestión y control económico, conexión de datos entre distintos órganos); en las relaciones entre Administraciones, tanto nacionales como extranjeras (por ejemplo, el control integrado de fronteras Schengen mediante sistemas informáticos compartidos); y en las relaciones directas con particulares y empresas (procedimientos electrónicos, participación ciudadana digital, prestación inteligente de servicios y transparencia a través de internet).
Una obligación, no solo una opción: la relación electrónica con la Administración
Para las empresas, la digitalización administrativa no es una simple comodidad: es, en buena medida, una obligación legal. El artículo 14.2 de la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común, exige a las personas jurídicas relacionarse electrónicamente con la Administración en todos sus trámites, lo que incluye la recepción de notificaciones a través de la sede electrónica correspondiente. El desconocimiento de esta obligación, o un fallo en la configuración de las notificaciones electrónicas, puede tener consecuencias graves: una notificación electrónica se entiende practicada, a efectos legales, incluso si la empresa no accede a ella dentro del plazo previsto, lo que puede acarrear la pérdida de plazos de recurso sin que la empresa llegue a tener conocimiento real y oportuno del acto notificado.
Por ello, resulta imprescindible que las empresas mantengan actualizados y supervisados de forma periódica sus sistemas de notificación electrónica —dirección electrónica habilitada, sede electrónica, apoderamientos electrónicos— para evitar que un simple descuido técnico se traduzca en la pérdida de un derecho.
Decisiones automatizadas: algoritmos que resuelven sin intervención humana directa
Uno de los cambios más significativos de la Administración digital es la incorporación de algoritmos que programan decisiones administrativas automáticas o dirigen determinados servicios públicos de forma automatizada: es el caso de ciertas liquidaciones tributarias, sanciones de tráfico detectadas por sistemas automáticos, o servicios de transporte gestionados de forma inteligente en las llamadas smart cities. Más allá de la automatización, la inteligencia artificial permite además que estos sistemas aprendan de la experiencia acumulada y corrijan sus propios criterios, como ocurre con algoritmos orientados a la prevención de fraudes o infracciones.
Esta automatización plantea garantías específicas que toda empresa debe conocer: existe derecho a conocer los criterios generales empleados en la decisión automatizada, y en muchos casos, a solicitar una revisión humana del expediente cuando la decisión automática afecta de forma significativa a los intereses de la empresa. La falta de transparencia sobre los criterios algorítmicos empleados, o la imposibilidad de obtener esa revisión humana cuando la norma la exige, puede constituir un motivo válido de impugnación.
Oportunidades que trae la digitalización para las empresas
La transformación digital de la Administración no solo genera nuevas obligaciones: también ofrece ventajas prácticas relevantes. La transparencia administrativa a través de internet, cuando es plena y real, facilita el acceso a información que antes exigía trámites presenciales complejos. La digitalización permite además una comunicación más ágil entre empresas y órganos administrativos, favorece la Administración multinivel —evitando duplicidades entre distintos organismos— y facilita la incorporación de las empresas en procedimientos de participación ciudadana, como consultas públicas previas a la elaboración de normas que puedan afectarles.
Riesgos que conviene anticipar
Junto a las ventajas, la digitalización administrativa introduce también nuevos riesgos que las empresas deben gestionar activamente:
- La reducción de puestos de trabajo de gestión administrativa tradicional, sustituidos por sistemas automatizados, puede generar respuestas más rápidas pero también menos flexibles ante circunstancias particulares no contempladas por el algoritmo.
- La proliferación de sedes electrónicas y sistemas de notificación distintos para cada Administración exige a las empresas un seguimiento activo y coordinado de todos sus canales electrónicos, especialmente cuando operan en varios territorios.
- La utilización de big data y algoritmos para la detección de riesgos fiscales o de incumplimientos normativos incrementa la capacidad de la Administración para identificar de forma proactiva situaciones susceptibles de inspección, lo que exige a las empresas reforzar su cumplimiento normativo preventivo.
Cómo te ayudamos desde LRB Tax & Legal
En LRB Tax & Legal ayudamos a las empresas a adaptarse a las exigencias de la Administración digital: desde la correcta configuración de sus canales de notificación electrónica hasta la defensa frente a decisiones automatizadas que puedan carecer de la transparencia o la revisión humana exigidas por la ley. Si tu empresa necesita revisar su relación electrónica con la Administración o defenderse frente a una decisión adoptada mediante sistemas automatizados, nuestro equipo de asesoramiento jurídico puede ayudarte a proteger tus derechos en este nuevo entorno digital.
Sigue leyendo sobre Administración pública
- Qué es la Administración pública y por qué tu empresa trata con ella cada día
- Cómo el Derecho administrativo regula la relación entre tu empresa y la Administración
- Administración pública y sector público: diferencias que debes conocer
- Cuántas Administraciones públicas existen en España
- Burocracia administrativa: qué es y cómo afecta a tu empresa
- Gobierno y Administración pública: diferencias clave
- La legitimidad de la Administración pública
- Modelos y tipos de Administración pública