Las comunidades de propietarios que desarrollan algún tipo de actividad económica sujeta a tributación deben conocer qué gastos y cuotas resultan fiscalmente deducibles, para optimizar su gestión económica y cumplir correctamente con sus obligaciones tributarias. En este artículo explicamos qué conceptos son deducibles, bajo qué condiciones, y cómo reflejarlos correctamente tanto en la contabilidad de la comunidad como en sus declaraciones fiscales.
Punto de partida: deducibilidad solo cuando existe actividad económica sujeta
Antes de hablar de deducibilidad, conviene aclarar un matiz esencial: el concepto de gasto fiscalmente deducible, en sentido estricto, solo cobra relevancia cuando la comunidad realiza alguna actividad económica sujeta al Impuesto sobre Sociedades, como el alquiler de un local o de un espacio común a terceros. En esos casos, los gastos vinculados a esa actividad concreta pueden deducirse de los ingresos correspondientes para calcular la base imponible del impuesto. Cuando la comunidad no realiza ninguna actividad económica sujeta, el concepto de «deducibilidad» se traslada, en realidad, al ámbito del reparto de gastos comunes entre los propietarios, y no al de una declaración fiscal propiamente dicha de la comunidad.
Qué gastos resultan deducibles cuando existe actividad económica
Cuando una comunidad desarrolla actividad económica sujeta al Impuesto sobre Sociedades, pueden resultar fiscalmente deducibles, entre otros, los gastos de mantenimiento y conservación directamente vinculados a los elementos comunes que generan el ingreso sujeto a tributación; los honorarios profesionales relacionados con la gestión de esa actividad concreta, como los de un gestor o asesor fiscal; los suministros y servicios necesarios para el funcionamiento de la actividad económica, como la electricidad de una instalación cedida a un tercero; los gastos financieros derivados de préstamos solicitados para financiar obras vinculadas a la actividad; los seguros que cubran específicamente los riesgos asociados a esa actividad; y las amortizaciones correspondientes a los bienes afectos a la actividad económica, calculadas conforme a las tablas de amortización aplicables.
Cuotas y derramas: la regla general fuera del ámbito de actividad económica
Las cuotas ordinarias que los propietarios abonan a la comunidad para sufragar los gastos comunes del edificio no constituyen, con carácter general, un gasto deducible en el sentido fiscal del término, sino un reparto interno de los costes de mantenimiento del inmueble entre sus propios copropietarios. Lo mismo ocurre, en la mayoría de los casos, con las derramas destinadas a financiar obras o mejoras en elementos comunes: constituyen un reparto de costes entre los propietarios, y no un gasto deducible de la comunidad frente a un ingreso sujeto a tributación, salvo que esa derrama esté específicamente vinculada a una actividad económica sujeta al impuesto que desarrolle la comunidad.
Resulta esencial diferenciar con claridad entre los gastos vinculados a una actividad económica sujeta a tributación, que sí pueden ser deducibles en el Impuesto sobre Sociedades de la comunidad, y las aportaciones ordinarias de los propietarios, que no constituyen propiamente un gasto deducible sino un reparto de costes comunes ajeno al ámbito de ese impuesto.
Requisitos generales para que un gasto resulte deducible
Para que un gasto vinculado a la actividad económica de la comunidad pueda considerarse fiscalmente deducible, debe cumplir, con carácter general, varios requisitos: estar debidamente justificado mediante la correspondiente factura u otro documento válido a efectos fiscales; estar contabilizado correctamente en los registros de la comunidad; estar relacionado de forma directa con la actividad económica que genera el ingreso sujeto a tributación, y no con la gestión ordinaria de los gastos comunes del edificio; y haberse devengado dentro del periodo fiscal correspondiente a la declaración en la que se pretende deducir.
Cómo reflejar correctamente la deducibilidad en la contabilidad
Para gestionar correctamente esta materia, conviene llevar un registro claro y ordenado de todas las facturas y pagos relacionados con cualquier actividad económica de la comunidad, separándolo con nitidez de la contabilidad ordinaria de gastos comunes; clasificar correctamente cada gasto según su naturaleza, distinguiendo entre gastos vinculados a la actividad económica sujeta a tributación y gastos comunitarios ordinarios; y preparar informes periódicos que faciliten, llegado el momento, la elaboración de la declaración fiscal correspondiente, evitando tener que reconstruir esta información a última hora.
Casos prácticos
Una comunidad que alquila un local comercial de su propiedad a un tercero puede deducir, frente al ingreso del alquiler, los gastos de mantenimiento de ese local, el seguro específico contratado para el mismo, y la amortización correspondiente al propio inmueble como elemento patrimonial afecto a esa actividad. Una comunidad que únicamente gestiona las cuotas ordinarias de limpieza, ascensor y mantenimiento del edificio, sin ningún ingreso sujeto a tributación, no aplica propiamente el concepto de deducibilidad fiscal, sino que reparte estos gastos entre los propietarios conforme a sus cuotas de participación, al margen del Impuesto sobre Sociedades.
Consecuencias de una gestión incorrecta
Una gestión inadecuada de esta materia puede conllevar la pérdida de deducciones fiscales legítimas por falta de justificación o de correcta clasificación contable, sanciones y recargos impuestos por la Agencia Tributaria cuando se deducen indebidamente gastos no vinculados a la actividad económica sujeta, y problemas adicionales en caso de una inspección fiscal centrada en revisar la correcta separación entre la actividad económica de la comunidad y la simple gestión de gastos comunes.
Recomendaciones
Conviene asesorarse con profesionales especializados en la fiscalidad específica de las comunidades de propietarios, mantener una contabilidad transparente y actualizada que separe con claridad la actividad económica sujeta de la gestión ordinaria de gastos comunes, y revisar periódicamente la política de gastos y deducciones de la comunidad, especialmente cuando se formalizan nuevos contratos que puedan generar actividad económica adicional.
Preguntas frecuentes
¿Puede deducirse el IVA soportado en las obras de la comunidad como gasto del Impuesto sobre Sociedades?
El IVA soportado en obras vinculadas a la gestión ordinaria de la comunidad, sin actividad económica sujeta, no resulta deducible ni en el IVA ni en el Impuesto sobre Sociedades, al no existir actividad económica que lo permita; la situación es distinta cuando esos gastos están directamente vinculados a una actividad económica sujeta a tributación.
¿Cambia algo si la comunidad solo obtiene un ingreso puntual durante un único ejercicio?
No, la obligación de declarar correctamente esa actividad económica y de aplicar las reglas de deducibilidad surge en el propio ejercicio en que se obtiene el ingreso, con independencia de que la actividad se mantenga o no en ejercicios posteriores.
Conclusión
La correcta distinción entre gastos fiscalmente deducibles, vinculados a una actividad económica sujeta a tributación, y el reparto ordinario de gastos comunes entre propietarios resulta fundamental para la gestión fiscal de las comunidades de propietarios. Una correcta gestión permite optimizar recursos y cumplir con las obligaciones tributarias de forma eficiente. En LRB Tax & Legal ayudamos a comunidades de propietarios y administradores de fincas a clasificar correctamente sus gastos y a determinar qué conceptos resultan fiscalmente deducibles en cada caso.
