Las facturas en el IVA: requisitos, facturas simplificadas y rectificativas
La factura es el documento esencial del sistema del IVA: es a la vez el instrumento que acredita la repercusión del impuesto, el soporte del derecho a la deducción del destinatario y el medio de control de la Administración tributaria sobre las transacciones entre empresarios. La normativa de facturación es, por ello, una de las más exigentes del ordenamiento tributario español, y el incumplimiento de sus requisitos puede tener consecuencias tanto en el plano sancionador como en el derecho a deducir el IVA soportado.
La regulación de las obligaciones de facturación en España se contiene principalmente en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, en la Ley 37/1992, del IVA, y en la Ley 58/2003, General Tributaria. La Dirección General de Tributos ha emitido numerosas consultas vinculantes sobre facturación que resultan de consulta obligada para cualquier empresa.
La factura completa: menciones obligatorias
La factura completa (también llamada ordinaria) debe contener las siguientes menciones obligatorias, recogidas en el artículo 6 del Reglamento de facturación:
El número y, en su caso, serie de la factura, que debe ser correlativo dentro de cada serie. La fecha de expedición y la fecha de realización de las operaciones documentadas cuando sea distinta de la de expedición. La identificación completa del expedidor: nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio. La identificación completa del destinatario: nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio (este último cuando el destinatario sea un empresario o profesional).
La descripción suficiente de las operaciones, con indicación del objeto de la entrega de bienes o prestación de servicios. La base imponible, el tipo impositivo aplicado y la cuota tributaria resultante. Y en los casos de exención o inversión del sujeto pasivo, la mención expresa de la causa de exención o del mecanismo de inversión aplicado.
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La factura simplificada (ticket)
El artículo 7 del Reglamento de facturación regula la factura simplificada, que puede utilizarse cuando el importe de la operación no excede de 400 euros (IVA incluido) o cuando se trate de facturas rectificativas. También puede emplearse en determinados sectores autorizados expresamente por la normativa (transporte de viajeros, hostelería y restauración, aparcamientos, servicios de tintorería y similares) con independencia de su importe.
La factura simplificada debe contener: número y serie, fecha de expedición, NIF y nombre del expedidor, identificación del tipo de bien entregado o servicio prestado, tipo impositivo aplicado y, opcionalmente, expresión de que la contraprestación incluye el IVA. Si el destinatario es un empresario o profesional que necesita ejercitar el derecho a la deducción, la factura simplificada debe completarse con su NIF y domicilio y la cuota de IVA repercutida expresamente.
Plazos de expedición de facturas
El Reglamento de facturación establece plazos estrictos para la expedición de facturas. Con carácter general, las facturas deben expedirse en el momento de la realización de la operación. Cuando el destinatario sea un empresario o profesional, la factura puede expedirse dentro del plazo de un mes desde la fecha de realización de la operación. Las facturas correspondientes a entregas intracomunitarias de bienes deben expedirse antes del día 16 del mes siguiente al período impositivo en que se hayan realizado.
La factura rectificativa
La factura rectificativa es el documento mediante el que se corrigen errores en facturas previamente emitidas o se documentan circunstancias que modifican la base imponible o la cuota de IVA inicialmente declaradas. Está regulada en el artículo 15 del Reglamento de facturación.
Los supuestos que dan lugar a la emisión de facturas rectificativas incluyen: errores en los datos de la factura original, devolución de mercancías, descuentos y bonificaciones posteriores a la operación, resolución de contratos, modificaciones de la base imponible por crédito incobrable (artículo 80.Cuatro LIVA), y corrección del tipo o cuota de IVA aplicada.
La factura rectificativa debe hacer referencia expresa a la factura original que rectifica, indicar la causa de la rectificación y contener los mismos datos que una factura completa. La rectificación puede realizarse mediante una factura que sustituya completamente a la original o mediante una factura que indique únicamente los datos que se modifican.
La facturación electrónica obligatoria
La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece) ha introducido la obligatoriedad de la factura electrónica en las relaciones entre empresarios y profesionales (B2B) en España. Esta obligación, que se implantará de forma progresiva en los próximos años, supondrá la emisión y recepción de facturas en formato electrónico estructurado a través de plataformas privadas acreditadas, con trazabilidad automática del estado de cada factura (emitida, recibida, pagada, impagada). Su implementación requerirá adaptaciones significativas en los sistemas de gestión de la mayoría de las empresas españolas.
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Conclusión
La factura es mucho más que un documento comercial: es la clave del sistema del IVA y la prueba esencial del derecho a deducir el impuesto soportado. El incumplimiento de los requisitos de facturación puede acarrear la pérdida del derecho a la deducción, la imposición de sanciones y la regularización de las cuotas incorrectamente repercutidas. En LRB Tax & Legal podemos auditar su sistema de facturación, corregir los errores detectados mediante facturas rectificativas y asesorarle en la adaptación a las nuevas exigencias de la facturación electrónica obligatoria.
