Obligaciones formales y registrales en el REBU: facturación, libros y documentación

La correcta aplicación del régimen especial de bienes usados (REBU) no se agota en el cálculo de la base imponible: exige el cumplimiento de un conjunto de obligaciones formales, registrales y documentales específicas que la normativa del IVA impone a los revendedores acogidos al régimen. El incumplimiento de estas obligaciones puede dar lugar a regularizaciones inspectoras, sanciones y, en el peor de los casos, a la exclusión del régimen con aplicación retroactiva del régimen general.

Obligaciones de facturación en el REBU

Las facturas expedidas por el revendedor bajo el REBU tienen características específicas que las diferencian de las facturas del régimen general:

• No se consigna el IVA por separado: el revendedor no puede desglosar en la factura la cuota de IVA repercutida. El precio de venta se expresa como importe total que incluye el IVA. Esta es la consecuencia directa de que la base imponible es el margen, no el precio total.
• Mención obligatoria al régimen: la factura debe incluir una referencia expresa a que la operación se acoge al régimen especial de bienes usados, al régimen especial de objetos de arte, o al régimen especial de antigüedades y objetos de colección, según corresponda. Esta mención está regulada en el artículo 6.1.n) del Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012).
• Facturas simplificadas: para operaciones de importe reducido, el revendedor puede expedir facturas simplificadas, que igualmente deben incluir la referencia al régimen especial aplicado.

La ausencia de la mención al régimen especial en la factura no priva automáticamente al revendedor del derecho a aplicar el REBU, siempre que se pueda acreditar que la operación cumple los requisitos materiales del régimen, pero sí puede dar lugar a infracciones formales y complicar la defensa ante una inspección.

Libros registro específicos del REBU

El artículo 54 del Reglamento del IVA exige a los revendedores acogidos al REBU llevar, además de los libros registro generales del IVA, los siguientes libros específicos:

• Libro registro de compras de bienes usados: debe contener, para cada adquisición, la fecha, una descripción suficiente del bien, el precio de compra y los datos identificativos del transmitente (nombre, NIF o número de pasaporte si es persona física extranjera). Este libro es la pieza documental clave del REBU: sin él, no puede acreditarse el precio de compra que sirve de referencia para calcular el margen.
• Libro registro de ventas de bienes usados: debe reflejar, para cada operación de venta bajo el REBU, la fecha, descripción del bien, precio de venta y datos del adquirente. Este libro permite a la Inspección cotejar las ventas declaradas bajo el régimen con las facturas emitidas.

En el método del margen global, los libros registro de compras y ventas tienen una función adicional: sirven de base para calcular el margen global de cada período de liquidación, por lo que deben estar actualizados a fecha de presentación de cada declaración trimestral o mensual.

Documentación de las adquisiciones a particulares

Uno de los puntos más críticos de la gestión documental en el REBU es la acreditación de las adquisiciones a particulares. Dado que los particulares no emiten factura, el revendedor debe documentar la compra mediante un documento de compra o recibo firmado por el transmitente, que deberá contener al menos:

• Fecha de la operación.
• Identificación del transmitente (nombre y apellidos, NIF o número de documento identificativo).
• Descripción del bien transmitido.
• Precio satisfecho.
• Firma del transmitente.

Este documento no es una factura, pero es la prueba esencial para justificar el precio de compra ante la Inspección. Su ausencia o deficiente cumplimentación es uno de los motivos más frecuentes de regularización en el sector. La AEAT puede denegar la aplicación del REBU y liquidar el IVA sobre el precio total de venta si el revendedor no puede acreditar documentalmente el precio de compra del bien.

Declaraciones de IVA bajo el REBU

La información relativa a las operaciones bajo el REBU se incluye en el modelo 303 de autoliquidación periódica del IVA. Las operaciones bajo el REBU tienen casillas específicas en el modelo 303 para declarar la base imponible correspondiente al margen (no el precio total de venta) y la cuota de IVA resultante.

Es importante destacar que en el modelo 347 (declaración anual de operaciones con terceras personas), las operaciones bajo el REBU se declaran por su importe total (precio de venta), no por el margen, lo que puede generar aparentes discrepancias con la base imponible declarada en el modelo 303 que deben poder explicarse documentalmente.

SII: Suministro Inmediato de Información en el REBU

Los sujetos pasivos incluidos en el sistema de Suministro Inmediato de Información (SII) deben remitir electrónicamente a la AEAT los registros de sus facturas emitidas y recibidas. En el ámbito del REBU, los asientos de las facturas emitidas deben identificar que la operación está acogida al régimen especial mediante las claves de régimen especial habilitadas en el sistema SII, lo que permite a la AEAT un control cruzado más eficaz de las operaciones declaradas.

LRB Tax & Legal: cumplimiento formal del REBU y defensa ante inspecciones

En LRB Tax & Legal ayudamos a empresas del comercio de segunda mano a implantar un sistema de gestión documental y registral que cumpla íntegramente con los requisitos del REBU, minimizando el riesgo de regularizaciones inspectoras. También asistimos en la defensa ante actuaciones de comprobación o inspección en las que la AEAT cuestione la correcta aplicación del régimen.

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